而一旦企業處於戰略實施狀態時,組織的整個大的動作又都是在全力構建這樣一個宏偉工程。
正zheng確que的de做zuo事shi和he做zuo正zheng確que的de事shi同tong樣yang重zhong要yao。通tong常chang來lai說shuo,正zheng確que的de做zuo事shi是shi流liu程cheng問wen題ti,做zuo正zheng確que的de事shi是shi戰zhan略lve問wen題ti。戰zhan略lve通tong常chang是shi一yi個ge動dong態tai的de過guo程cheng,從cong設she計ji到dao實shi施shi再zai到dao評ping價jia,包bao含han三san個ge不bu可ke分fen割ge的de完wan整zheng組zu成cheng部bu分fen,這zhe樣yang一yi個ge戰zhan略lve實shi施shi的de過guo程cheng本ben質zhi上shang就jiu是shi一yi個ge流liu程cheng問wen題ti。所suo以yi,不bu管guan戰zhan略lve也ye好hao還hai是shi流liu程cheng也ye罷ba,兩liang者zhe本ben質zhi上shang不bu僅jin並bing不bu矛mao盾dun,而er且qie同tong樣yang重zhong要yao。
1、識別環境
環境是實施企業全流程管理的一個基本前提,包括內外兩個方麵。通過對環境因素的分析,我們可以製定相應的流程管理策略。
主要的內部環境因素包括,公司戰略、業務結構、組織結構、崗位配置、規章製度、表單報表、信息化程度、管理文化、tuanduichengshududengdeng。zaiyigeqiyeli,ruguozhexieyinsumeiyouqingxidebiaozhun,huozhemolingliangkesishierfei,zecunzaiyigeliuchengqudongneibuyinsuguifanshengjideguocheng,ruguozhexieyinsuyouzhangkexun,nameliuchengguanlidejichugongzuojiuhuibijiaozhashi,qidianyehuibijiaogao。
主要的外部因素包括,宏觀環境、行業環境、政策監管、技術進步、市場環境、市場驅動、替代、供應商、競爭對手、客ke戶hu需xu求qiu等deng等deng。對dui於yu一yi個ge企qi業ye來lai說shuo,上shang述shu這zhe些xie因yin素su如ru果guo對dui企qi業ye發fa展zhan造zao成cheng的de挑tiao戰zhan較jiao大da或huo較jiao突tu出chu,則ze存cun在zai一yi個ge改gai變bian組zu織zhi或huo業ye務wu模mo式shi,以yi適shi應ying外wai部bu環huan境jing的de過guo程cheng,流liu程cheng管guan理li可ke以yi結jie合he組zu織zhi或huo業ye務wu模mo式shi的de調tiao整zheng進jin行xing,不bu必bi全quan麵mian展zhan開kai。如ru果guo上shang述shu因yin素su短duan期qi內nei對dui企qi業ye造zao成cheng的de影ying響xiang有you限xian或huo挑tiao戰zhan不bu大da,企qi業ye完wan全quan有you能neng力li接jie受shou這zhe些xie挑tiao戰zhan,流liu程cheng管guan理li就jiu可ke以yi更geng全quan麵mian一yi些xie,至zhi少shao通tong過guo理li順shun流liu程cheng提ti高gao客ke戶hu滿man意yi度du,化hua解jie內nei部bu衝chong突tu,提ti高gao員yuan工gong滿man意yi度du等deng方fang麵mian做zuo出chu實shi質zhi性xing改gai善shan。
2、明確目標
任何管理工作都是為特定目標和特定對象服務的,流程管理也不例外。
簡jian單dan講jiang,流liu程cheng管guan理li的de目mu標biao有you兩liang個ge,一yi個ge是shi提ti高gao組zu織zhi運yun行xing效xiao率lv,另ling一yi個ge則ze是shi加jia強qiang組zu織zhi控kong製zhi力li。這zhe兩liang個ge目mu標biao在zai實shi際ji執zhi行xing上shang也ye並bing不bu矛mao盾dun,不bu能neng因yin為wei強qiang調tiao效xiao率lv而er失shi去qu控kong製zhi權quan,同tong樣yang也ye不bu能neng因yin為wei一yi味wei強qiang調tiao控kong製zhi而er影ying響xiang效xiao率lv,企qi業ye這zhe個ge組zu織zhi體ti正zheng是shi在zai這zhe種zhong看kan似si矛mao盾dun的de激ji勵li和he約yue束shu框kuang架jia中zhong不bu斷duan發fa展zhan和he進jin步bu的de。
流程的服務對象可以是針對不同的管理層級,比如高層、中層和基層,也可能針對某個部門或係統,比如財務部門、人力資源部門、yingxiaoxitongdeng。fuwuduixiangdebutong,juedingleliuchengcengcihuafendezhankaichengdu,birufuwuduixiangshigaoceng,zeliuchengxifendaoerjijike,fuwuduixiangshizhongceng,zeliuchengyibanxuyaoxihuadaosanjihuosiji,zhenduimougebumenhuoxitongdeliuchengcengcishenzhihuixihuadaowuji、六(liu)級(ji)甚(shen)至(zhi)更(geng)多(duo)。這(zhe)裏(li)需(xu)要(yao)強(qiang)調(tiao)的(de)一(yi)點(dian)是(shi),流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)並(bing)不(bu)是(shi)越(yue)細(xi)越(yue)好(hao)。眾(zhong)所(suo)周(zhou)知(zhi),管(guan)理(li)是(shi)有(you)成(cheng)本(ben)的(de),任(ren)何(he)的(de)管(guan)理(li)動(dong)作(zuo)都(dou)會(hui)不(bu)同(tong)程(cheng)度(du)的(de)涉(she)及(ji)到(dao)公(gong)司(si)的(de)成(cheng)本(ben)開(kai)支(zhi),這(zhe)也(ye)會(hui)大(da)大(da)影(ying)響(xiang)流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)的(de)深(shen)化(hua)程(cheng)度(du)。
近些年來,我們發現,在管理實踐中大多數的流程管理工作的目標都會跟戰略、集團管控、信息化、內部控製係統、風險管理等管理主題結合起來。脫胎於內控和風險管理的流程管理體係,在脈絡上更加清晰和完善,無論是在流程結構、流程表達、涉及製度和表單等方麵,都更有利於企業的理解、接受、推動和實施,更何況這套流程體係(控製活動)本身就是為財務報表的準確性提供服務,同時還兼顧了資產安全性、決策有效性、活動合規性等多個方麵,體係在業內的實踐效果明顯要優於其他體係。
基於全流程管理對於流程體係建設要求的嚴謹性、係統性、先進性和科學性,所以在這裏我們優先推薦基於內控或風險管理的流程管理體係,但在應用上需要結合流程管理自身的特點加以修正。
3、確立理念
流程管理與職能管理最大的區別就在理念上。
流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)意(yi)味(wei)著(zhe)要(yao)建(jian)立(li)服(fu)務(wu)客(ke)戶(hu)的(de)理(li)念(nian),而(er)職(zhi)能(neng)管(guan)理(li)更(geng)多(duo)強(qiang)調(tiao)的(de)是(shi)等(deng)級(ji)和(he)規(gui)則(ze)。這(zhe)是(shi)管(guan)理(li)的(de)一(yi)般(ban)規(gui)律(lv),不(bu)管(guan)你(ni)怎(zen)麼(me)去(qu)強(qiang)調(tiao)服(fu)務(wu)的(de)功(gong)能(neng),隻(zhi)要(yao)你(ni)的(de)組(zu)織(zhi)是(shi)職(zhi)能(neng)製(zhi)的(de)組(zu)織(zhi),你(ni)就(jiu)脫(tuo)離(li)不(bu)了(le)這(zhe)個(ge)一(yi)般(ban)規(gui)律(lv)。然(ran)而(er),流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)卻(que)不(bu)同(tong),流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)倡(chang)導(dao)組(zu)織(zhi)的(de)扁(bian)平(ping)化(hua),尤(you)其(qi)是(shi)在(zai)微(wei)信(xin)、微博、yidongtongxindengxinxinggoutonggongjutuichuyihou,zuzhidebianpinghuazaijishushangyimeiyourenhezhangai,meiyigeliuchengdoukeyishiyigexiaoshengtai,meiyigeliuchengdoukeyishiyigezizuzhi,shengchanliheshengchanguanxijiuzheyangzaiyigegehuodongdegoutongxietiaodexijiezhongfahuizhexiangdeyizhangdezuoyong。
服fu務wu客ke戶hu的de理li念nian有you兩liang層ceng含han義yi,一yi是shi服fu務wu外wai部bu客ke戶hu,也ye就jiu是shi采cai購gou我wo們men產chan品pin和he服fu務wu的de那na批pi人ren,這zhe好hao理li解jie,也ye天tian經jing地di義yi,畢bi竟jing客ke戶hu是shi上shang帝di。而er另ling一yi個ge則ze是shi服fu務wu內nei部bu客ke戶hu,也ye就jiu是shi需xu要yao我wo們men提ti供gong支zhi持chi和he輸shu出chu成cheng果guo的de那na批pi人ren,無wu論lun你ni等deng級ji高gao低di,你ni都dou要yao像xiang服fu務wu外wai部bu客ke戶hu那na樣yang,精jing心xin細xi致zhi的de服fu務wu好hao你ni下xia一yi個ge環huan節jie的de每mei個ge人ren,因yin為wei他ta們men也ye是shi你ni的de客ke戶hu,你ni提ti供gong活huo動dong的de效xiao率lv和he效xiao果guo,會hui直zhi接jie影ying響xiang到dao下xia一yi個ge環huan節jie的de效xiao率lv和he效xiao果guo,你ni的de一yi個ge漫man不bu經jing心xin或huo別bie有you用yong心xin都dou會hui造zao成cheng下xia一yi個ge環huan節jie的de拖tuo遝ta或huo失shi效xiao。
4、搭建架構
搭建流程架構和設計流程目錄是一個係統工程。
這zhe個ge階jie段duan的de工gong作zuo是shi如ru此ci重zhong要yao,因yin為wei它ta是shi整zheng個ge流liu程cheng體ti係xi的de頂ding層ceng設she計ji,設she計ji好hao了le流liu程cheng大da廈sha就jiu會hui美mei麗li動dong人ren,設she計ji不bu好hao流liu程cheng大da廈sha雖sui然ran不bu會hui輕qing易yi轟hong然ran倒dao塌ta,但dan也ye同tong樣yang會hui因yin為wei醜chou陋lou而er讓rang管guan理li層ceng和he參can與yu者zhe失shi去qu興xing趣qu。
一個涵蓋全流程的流程架構包含三個方麵,服務三個領域:第(di)一(yi)個(ge)方(fang)麵(mian)是(shi)戰(zhan)略(lve)發(fa)展(zhan)類(lei)流(liu)程(cheng),主(zhu)要(yao)服(fu)務(wu)於(yu)公(gong)司(si)董(dong)事(shi)會(hui)和(he)社(she)會(hui),第(di)二(er)個(ge)方(fang)麵(mian)是(shi)核(he)心(xin)業(ye)務(wu)類(lei)流(liu)程(cheng),主(zhu)要(yao)服(fu)務(wu)市(shi)場(chang)和(he)客(ke)戶(hu),第(di)三(san)個(ge)方(fang)麵(mian)是(shi)經(jing)營(ying)管(guan)理(li)流(liu)程(cheng),主(zhu)要(yao)服(fu)務(wu)於(yu)核(he)心(xin)業(ye)務(wu)和(he)經(jing)營(ying)層(ceng)。三(san)大(da)類(lei)流(liu)程(cheng)相(xiang)互(hu)配(pei)合(he),共(gong)同(tong)促(cu)進(jin)了(le)公(gong)司(si)的(de)形(xing)成(cheng)和(he)業(ye)務(wu)的(de)發(fa)展(zhan),他(ta)們(men)是(shi)公(gong)司(si)的(de)神(shen)經(jing)血(xue)脈(mai),在(zai)公(gong)司(si)內(nei)靜(jing)靜(jing)流(liu)淌(tang),支(zhi)配(pei)著(zhe)各(ge)個(ge)功(gong)能(neng)主(zhu)體(ti)的(de)運(yun)動(dong),使(shi)得(de)公(gong)司(si)這(zhe)個(ge)法(fa)人(ren)像(xiang)一(yi)個(ge)自(zi)然(ran)人(ren)一(yi)樣(yang)矗(chu)立(li)於(yu)世(shi)間(jian)而(er)不(bu)倒(dao)。
在zai上shang述shu全quan流liu程cheng架jia構gou的de基ji礎chu上shang梳shu理li和he設she計ji流liu程cheng目mu錄lu就jiu顯xian得de比bi較jiao容rong易yi。這zhe其qi中zhong的de一yi條tiao重zhong要yao經jing驗yan是shi,雖sui然ran流liu程cheng架jia構gou和he流liu程cheng目mu錄lu擁yong有you通tong用yong性xing的de一yi般ban格ge式shi,但dan是shi在zai實shi際ji應ying用yong中zhong,還hai是shi要yao盡jin可ke能neng的de與yu企qi業ye特te點dian和he行xing業ye特te征zheng有you機ji結jie合he起qi來lai,尤you其qi是shi核he心xin業ye務wu層ceng麵mian,更geng多duo要yao以yi業ye內nei人ren員yuan熟shu悉xi的de方fang式shi和he規gui則ze進jin行xing命ming名ming,這zhe樣yang設she計ji出chu來lai的de流liu程cheng目mu錄lu才cai更geng容rong易yi被bei理li解jie和he接jie受shou,才cai更geng具ju生sheng命ming力li。
5、描述現狀
流程架構和流程目錄確定完成後,接下來的工作就是細致入微的了解各個流程係統的實際運行狀態。
jiandanlailijie,liuchengjiushishenmerenyijushenmeqianti,shurushenmeziyuan,tigongshenmehuodong,yijishuchushenmechengguodelianxuguocheng,bingtongguoxiliehuodongzuhe,shixiantedingguanlimubiao。genjuwomendelejie,muqianqiyejinxingliuchengxianzhuangmiaoshudefangshizhuyaoyousizhong,mobanshi、資料式、訪談式、問卷式。模板式和資料式有些閉門造車的嫌疑,我們這裏暫不討論,此處我們重點推薦訪談式和問卷式。
6、透視流程
簡單理解,流程透視就是畫流程圖,就是讓那些看不見摸不著的業務過程顯性化。
繪製流程圖的方式也有很多種,主要是OFFICE軟件和流程專用軟件,目前廣為接受或者實現效果比較理想的方式就是VISIO工具。
流程圖繪製的基本技巧如下所述:
從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程,弄清流程間的關係。
確定每個流程的開始和結束(保持重點)。
為每一項活動標明負責的崗位。
確定關鍵輸入和輸出(表單、文件等文檔)。
采用標準的流程圖符號。
在過程中或在每一子流程的結束確認流程和技術改進機會。
詳細程度應達到足以識別無效率的活動。
……
7、聚焦重點
如果範範的去做一些撒胡椒的事,管理是很難抓住重點的,流程管理也是這樣。
jishishijinxingquanliuchengguanli,yeyaozaiguochengzhongmingqueyixieguanlidecezhongdian,bingqiezaiguochengzhongbuduanjianyan,tichugengyoujiazhideguanlicengyiti,shenzhidongshihuiyiti。henxianran,yixiewentizairichangdetaolunhegoutongzhongjiujiejuediaole,eryixiewentibixujiaogeigongsideguanlicengjueyi,ernaxietijiaogeigongsiguanlicengshenzhidongshihuijueyideshixiangqiaqiajiushiwomenjujiaodezhongdian。
在zai推tui進jin流liu程cheng管guan理li工gong作zuo過guo程cheng中zhong,我wo們men經jing常chang與yu管guan理li層ceng探tan討tao這zhe樣yang一yi個ge主zhu題ti,我wo們men的de工gong作zuo重zhong點dian是shi要yao淡dan化hua畫hua流liu程cheng圖tu,而er是shi應ying該gai把ba更geng多duo精jing力li放fang到dao審shen視shi業ye務wu現xian狀zhuang,改gai進jin管guan理li措cuo施shi,提ti高gao管guan理li效xiao率lv和he實shi施shi效xiao果guo上shang來lai,從cong而er將jiang短duan期qi內nei影ying響xiang工gong作zuo效xiao率lv的de環huan節jie有you效xiao提ti煉lian出chu來lai,非fei常chang有you利li的de促cu進jin了le在zai機ji製zhi上shang研yan究jiu和he製zhi定ding各ge項xiang管guan理li改gai進jin措cuo施shi。
8、優化流程
科班理解流程優化的方法很多。我所理解的流程優化至少包含三層含義。
第一層就是規範化,就是把以往那些存在於口頭上的活動組合加以規範和顯性化,為這類活動找到公司內部的法定依據。
diercengshibiaodanhuahuozhechengguohua,wulunshiyigehuodongbuzhou,haishiyigewanzhengliucheng,doubixuyoushuruyoushuchu,bingqietongguobuduantigaoshuchubiaozhun,congerzhubutigaoyewunengliheshuiping。
第di三san層ceng是shi信xin息xi化hua,在zai這zhe個ge注zhu重zhong數shu據ju活huo動dong的de時shi代dai,我wo們men的de各ge項xiang管guan理li工gong作zuo在zai有you條tiao件jian的de前qian提ti下xia,要yao盡jin可ke能neng的de積ji累lei數shu據ju,並bing通tong過guo數shu據ju分fen析xi做zuo出chu改gai善shan管guan理li工gong作zuo的de實shi際ji動dong作zuo。這zhe似si乎hu也ye有you通tong過guo大da數shu據ju實shi現xian企qi業ye管guan理li的de影ying子zi,雖sui然ran大da數shu據ju究jiu竟jing對dui企qi業ye管guan理li和he業ye務wu模mo式shi到dao底di能neng起qi到dao什shen麼me樣yang的de決jue定ding性xing改gai善shan,我wo們men還hai不bu得de而er知zhi,但dan這zhe並bing不bu應ying該gai成cheng為wei我wo們men企qi業ye組zu織zhi擁yong抱bao大da數shu據ju的de製zhi約yue,我wo們men完wan全quan可ke以yi從cong點dian滴di做zuo起qi,當dang大da數shu據ju與yu企qi業ye管guan理li真zhen正zheng結jie合he之zhi際ji,我wo們men才cai不bu至zhi於yu因yin為wei完wan全quan沒mei有you準zhun備bei而er徹che底di失shi去qu節jie奏zou。
9、發布手冊
做管理不是搞時尚,而是要能夠落地和持續。
新(xin)的(de)流(liu)程(cheng)確(que)定(ding)出(chu)來(lai)以(yi)後(hou),需(xu)要(yao)進(jin)一(yi)步(bu)明(ming)確(que)流(liu)程(cheng)負(fu)責(ze)人(ren),如(ru)果(guo)管(guan)理(li)變(bian)革(ge)推(tui)動(dong)力(li)度(du)大(da)的(de)話(hua),甚(shen)至(zhi)可(ke)以(yi)直(zhi)接(jie)改(gai)變(bian)管(guan)理(li)當(dang)局(ju)的(de)層(ceng)級(ji)結(jie)構(gou),而(er)用(yong)流(liu)程(cheng)負(fu)責(ze)人(ren)加(jia)以(yi)取(qu)代(dai)傳(chuan)統(tong)的(de)職(zhi)能(neng)層(ceng)級(ji),任(ren)命(ming)一(yi)批(pi)流(liu)程(cheng)經(jing)理(li)或(huo)者(zhe)流(liu)程(cheng)總(zong)監(jian),從(cong)而(er)強(qiang)化(hua)流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)的(de)地(di)位(wei)和(he)價(jia)值(zhi)。
企(qi)業(ye)的(de)一(yi)把(ba)手(shou)和(he)管(guan)理(li)層(ceng)需(xu)要(yao)召(zhao)開(kai)流(liu)程(cheng)發(fa)布(bu)大(da)會(hui),正(zheng)式(shi)頒(ban)布(bu)新(xin)的(de)流(liu)程(cheng)手(shou)冊(ce)。新(xin)流(liu)程(cheng)手(shou)冊(ce)的(de)頒(ban)布(bu)意(yi)味(wei)著(zhe)流(liu)程(cheng)設(she)計(ji)工(gong)作(zuo)的(de)基(ji)本(ben)結(jie)束(shu),而(er)標(biao)誌(zhi)著(zhe)流(liu)程(cheng)實(shi)施(shi)工(gong)作(zuo)才(cai)剛(gang)剛(gang)開(kai)始(shi)。
為(wei)了(le)保(bao)證(zheng)初(chu)期(qi)文(wen)件(jian)的(de)動(dong)態(tai)調(tiao)整(zheng),一(yi)般(ban)會(hui)推(tui)出(chu)半(ban)年(nian)到(dao)一(yi)年(nian)時(shi)間(jian)的(de)試(shi)運(yun)行(xing),在(zai)試(shi)運(yun)行(xing)期(qi)間(jian),所(suo)有(you)的(de)文(wen)件(jian)都(dou)可(ke)以(yi)進(jin)行(xing)調(tiao)整(zheng),但(dan)前(qian)提(ti)是(shi)問(wen)題(ti)導(dao)向(xiang)和(he)業(ye)務(wu)導(dao)向(xiang),而(er)禁(jin)止(zhi)針(zhen)對(dui)文(wen)件(jian)本(ben)身(shen)。
10、塑造文化
企業引進任何的管理方法或工具,對於內部人員來講都是新事物,如果想落地生根,必須與公司文化有機結合起來。
企qi業ye確que定ding啟qi動dong流liu程cheng管guan理li工gong作zuo的de伊yi始shi,就jiu標biao誌zhi著zhe流liu程cheng這zhe個ge工gong具ju,這zhe種zhong思si想xiang方fang法fa,開kai始shi在zai企qi業ye這zhe個ge組zu織zhi機ji體ti內nei進jin行xing根gen植zhi,植zhi入ru的de好hao就jiu會hui生sheng根gen發fa芽ya,植zhi入ru的de不bu好hao同tong樣yang也ye會hui枯ku萎wei死si亡wang。另ling外wai,我wo們men提ti出chu流liu程cheng與yu文wen化hua的de結jie合he,並bing不bu意yi味wei著zhe對dui使shi命ming願yuan景jing價jia值zhi觀guan的de根gen本ben動dong搖yao,而er是shi要yao讓rang流liu程cheng的de思si想xiang、方法、政策等融入管理實際工作當中去。
甚(shen)至(zhi),更(geng)直(zhi)接(jie)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi),當(dang)企(qi)業(ye)管(guan)理(li)中(zhong)遇(yu)到(dao)任(ren)何(he)問(wen)題(ti),管(guan)理(li)層(ceng)都(dou)會(hui)提(ti)議(yi)用(yong)流(liu)程(cheng)的(de)思(si)想(xiang)對(dui)問(wen)題(ti)進(jin)行(xing)梳(shu)理(li),並(bing)且(qie)通(tong)過(guo)流(liu)程(cheng)優(you)化(hua)的(de)方(fang)式(shi)方(fang)法(fa)對(dui)問(wen)題(ti)加(jia)以(yi)係(xi)統(tong)解(jie)決(jue)。這(zhe)其(qi)中(zhong),我(wo)們(men)還(hai)可(ke)以(yi)進(jin)一(yi)步(bu)開(kai)發(fa)與(yu)流(liu)程(cheng)管(guan)理(li)相(xiang)關(guan)的(de)係(xi)列(lie)主(zhu)題(ti)文(wen)化(hua)活(huo)動(dong),當(dang)流(liu)程(cheng)在(zai)公(gong)司(si)內(nei)外(wai)上(shang)下(xia)成(cheng)為(wei)茶(cha)餘(yu)飯(fan)後(hou)的(de)口(kou)頭(tou)禪(chan),相(xiang)信(xin)流(liu)程(cheng)對(dui)於(yu)改(gai)善(shan)管(guan)理(li)的(de)最(zui)終(zhong)目(mu)的(de)才(cai)算(suan)真(zhen)正(zheng)達(da)到(dao)了(le)。
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