如下四項基本原則可以幫助質檢經理在空白“畫布”上描繪質量管理體係的宏偉畫卷。

 

一、簡化程序

 

　　jianhuachengxuruheshijianlidezhiliangguanlitixifuhefalvfaguiyaoqiu？zuiyouxiaodebanfashianzhaofalvfaguiyaoqiuchuangjianchengxu，huozhecaiyongfuhefalvfaguiyaoqiudechengxu。congmingderenhuibajinliangduodeyaoqiunarudaoyigechengxuzhong。bushaoyinchengxuguoduoeryaozhedexinzuzhi，qichengxudefuzachengduyuanyuanchaochulefalvfaguideyaoqiu。

 

　　“出於一致性、符合性
、安全性的考慮
，創建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如

，如果公司對雇員養多少盆綠植、澆水頻率是多少進行統計，公司程序就走向了極端。

 

　　對於那些創建了過多程序的質量經理

，我有3條建議：

 

　　第一，識別出依照法律法規要求必須具備的程序；

 

　　第二
，識別必備程序中哪些可以歸並到一起，比如
，完全沒必要對糾正活動（CA）和預防活動（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合並為“糾正和預防”（CAPA）這一道程序；

 

　　zuihou
，pinggujingguoshangshubuzhouxuanchudechengxu
，shibienaxiejiangzhenzhengjianhuazuzhichengxu。lingwai，haixuyaopanduanzhexiechengxushishizuzhiguyuangengjiaqingsongle
，haishizengjialetamendegongzuoliang。

 

　　質量經理還要遵守這樣的規則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。

 

　　比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序（SOP）”，就不要規定什麼時候澆、怎麼澆

，僅僅簡化為：保bao持chi辦ban公gong室shi綠lv植zhi不bu死si。買mai些xie仙xian人ren掌zhang之zhi類lei的de綠lv植zhi放fang在zai辦ban公gong室shi。要yao是shi不bu小xiao心xin連lian仙xian人ren掌zhang都dou養yang死si了le，那na就jiu再zai買mai些xie絲si綢chou布bu花hua，最zui後hou給gei自zi己ji寫xie份fen糾jiu正zheng和he預yu防fang程cheng序xu（CAPA）。

 

二
、避免法律法規條款堆砌

 

　　法fa律lv法fa規gui通tong常chang寫xie得de很hen寬kuan泛fan。盡jin管guan有you詳xiang細xi的de解jie釋shi文wen件jian

，但dan組zu織zhi經jing常chang忽hu視shi了le對dui法fa律lv法fa規gui的de解jie釋shi
，而er簡jian單dan地di將jiang條tiao款kuan複fu製zhi粘zhan貼tie到dao自zi己ji的de工gong作zuo程cheng序xu中zhong。在zai政zheng府fu監jian管guan者zhe看kan來lai，廠chang商shang把ba程cheng序xu文wen件jian寫xie成cheng“堆砌法律法規條文”的樣子，是出於這樣的心態：“我們不知道自己在做什麼
，所以打算原封不動複製粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”

 

　　很多組織在建立質量管理體係時花費了大量資源，比如從別的項目調配人員、雇用谘詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字遊戲進行了同義詞的替換，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮製自己的學期報告一樣。

 

　　程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規條文來給合作夥伴
、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規要求相一致、簡單易懂
、一步接一步的程序。

 

三、突破質量術語縮寫困境

 

　　質(zhi)量(liang)術(shu)語(yu)的(de)宣(xuan)貫(guan)和(he)理(li)解(jie)是(shi)非(fei)常(chang)麻(ma)煩(fan)的(de)事(shi)情(qing)。一(yi)個(ge)好(hao)的(de)辦(ban)法(fa)是(shi)，為(wei)每(mei)位(wei)員(yuan)工(gong)提(ti)供(gong)一(yi)份(fen)包(bao)括(kuo)術(shu)語(yu)準(zhun)確(que)釋(shi)義(yi)的(de)縮(suo)寫(xie)詞(ci)備(bei)忘(wang)單(dan)放(fang)在(zai)他(ta)們(men)的(de)辦(ban)公(gong)桌(zhuo)上(shang)
，以(yi)便(bian)隨(sui)時(shi)查(zha)看(kan)。這(zhe)個(ge)工(gong)作(zuo)程(cheng)序(xu)固(gu)然(ran)好(hao)，但(dan)如(ru)果(guo)新(xin)員(yuan)工(gong)需(xu)要(yao)頻(pin)繁(fan)查(zha)找(zhao)某(mou)個(ge)縮(suo)寫(xie)的(de)釋(shi)義(yi)
，那(na)麼(me)最(zui)好(hao)簡(jian)化(hua)一(yi)下(xia)程(cheng)序(xu)，刪(shan)除(chu)這(zhe)個(ge)拗(niu)口(kou)的(de)縮(suo)寫(xie)。

 

四
、文件流轉“加速跑”

 

　　想象一下這樣的情形：你花費了數周建立起了一套CAPAchengxu，zainiyanli，tabuzhiwanmei，jianzhishiyijianyishupin。nitianhaowenjianbiangengkongzhibiao，badayindewenjiansongrushenhepizhunchengxu。nixiangxinzaizhetaoshenpiliuchengzhong，yunyingjinglihuibanidewenjianjishisonggeijianguanjingli
，zaisonggeigongchengjingli。keliangzhouguoqule，yinxunjiewu
，zuihounifaxian，wenjianyiranhaizaiyunyingjinglizhuoshang，beiyazaiyiduiqitawenjianxiamian。niyishidao，weilejiakuaihuodepizhun
，nixuyaoaigepaobumendingliucheng。

 

　　對dui於yu擁yong有you眾zhong多duo分fen支zhi的de大da型xing組zu織zhi，使shi用yong一yi套tao強qiang大da的de電dian子zi文wen檔dang管guan理li係xi統tong是shi簡jian化hua流liu程cheng最zui有you效xiao的de辦ban法fa。工gong作zuo的de所suo有you需xu求qiu都dou能neng在zai這zhe套tao操cao作zuo性xing很hen強qiang的de係xi統tong中zhong實shi現xian――生成審批郵件、監控流程關鍵點
、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質文件。建設一套電子文檔管理係統雖然非常昂貴，但是，從長遠看，為了高效
、省時，投資這樣的係統無疑是值得的。

 

　　然(ran)而(er)，即(ji)使(shi)組(zu)織(zhi)可(ke)承(cheng)擔(dan)巨(ju)額(e)投(tou)資(zi)，盲(mang)目(mu)投(tou)資(zi)建(jian)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)同(tong)樣(yang)不(bu)可(ke)取(qu)。比(bi)如(ru)，在(zai)一(yi)個(ge)以(yi)盡(jin)快(kuai)建(jian)立(li)實(shi)施(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)為(wei)目(mu)標(biao)，且(qie)文(wen)件(jian)審(shen)批(pi)人(ren)員(yuan)集(ji)中(zhong)在(zai)一(yi)起(qi)辦(ban)公(gong)的(de)組(zu)織(zhi)，無(wu)紙(zhi)化(hua)辦(ban)公(gong)就(jiu)不(bu)實(shi)用(yong)。當(dang)組(zu)織(zhi)首(shou)次(ci)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)時(shi)，並(bing)不(bu)是(shi)越(yue)強(qiang)大(da)、越快、越耀眼的電子係統就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理係統帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據組織的規模、對電子文檔管理係統的預期來確定。

 

　　在急急忙忙建立體係和程序之前，質量經理應該問一下自己：審核員將怎麼看這套體係
，他們能理解嗎
？審核員要經過多少道程序才能驗證係統的符合性？如果體係運行一年之後失敗了怎麼辦

？

 

　　bujiyuxingdong，duowenjigeweishenme，jianchiyijiandandefangshizuoshi，jiunengjianhuagongzuochengxu，chuangjiangenghaodegongzuoliucheng。erguanzhurushangsixiangjibenyuanzehuibangzhuwomenzuohaodajianzhiliangguanlitixidediyibu。