（1）體係文件的先進性和經濟性

 

　　認可準則提出的要求是對企業能力的通用要求。

 

　　有的基礎薄弱的企業
，在按照認可準則的要求編寫體係文件時，擔心今後難以施行。為促進質量管理的科學性、先進性。企業應堅持認可準則的要求
，嚴格對各項質量活動的控製。

 

　　同時，考慮到管理成本
，體係的實際運作既要符合要求

，又要合理
、實用、可操作，盡可能降低運行成本。

 

　　（2）體係文件的係統性和一致性

 

　　體係文件呈金字塔型結構
，所有的文件都共存於一個係統
，文件之間相互關聯、相互引用。

 

　　質量手冊是綱領性文件，其他文件都不能有與他不符或矛盾的地方
，而隻能是它的細化、展開或具體化。在文本的表現形式上，應采用統一的格式，按照同一規則編號。

 

　　為了做到體係文件的係統性和一致性，需要主編和所有參與編寫人員的充分溝通和協作。

 

　　（3）體係文件的符合性和權威性

 

　　手冊、程序文件的內容應符合認可準則的要求，不能隨意裁減質量要求。作業指導書要有可靠的技術依據，符合相關規範性文件的要求。

 

　　體係文件應履行起草
、審核
、批準手續、由責任部門編號、印刷、發布，明確文件解釋人
，確立並維護其在企業內部的“法規”地位，而不僅僅是在文件中包含批準人的姓名這一形式。

 

01
、質量手冊和程序文件，先編哪個比較好？

 

　　質量管理體係文件化是質量管理體係有效運行的基礎，體係文件化不是單純的文字工作

，而是伴隨著體係的策劃
、建立、記錄著體係從建立
、試運行到不斷完善的發展曆程。

 

　　先編手冊後編程序文件和先編程序文件後編手冊各有利弊。如果先寫手冊
，對要素（過程的原則性描述難以體現企業質量管理的特色。如果先寫程序文件，沒有手冊作指導
，不確定因素多
，編寫效率受到影響。

 

　　為此
，很多企業采取了“齊頭並進”的(de)辦(ban)法(fa)。成(cheng)立(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)，由(you)質(zhi)量(liang)主(zhu)管(guan)負(fu)責(ze)，學(xue)習(xi)認(ren)可(ke)準(zhun)則(ze)和(he)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)知(zhi)識(shi)以(yi)及(ji)先(xian)進(jin)企(qi)業(ye)的(de)管(guan)理(li)經(jing)驗(yan)，深(shen)入(ru)理(li)解(jie)和(he)掌(zhang)握(wo)認(ren)可(ke)準(zhun)則(ze)。在(zai)初(chu)步(bu)確(que)定(ding)組(zu)織(zhi)機(ji)構(gou)、部門職能和人員職責以後，根據認可準則和《檢測和校準企業認可準則應用說明》以及實際工作的需要
，討論確定需編寫的程序文件目錄，由質量主管執筆編寫質量手冊，由參與過程和活動的人員分頭編寫程序文件。

 

　　由參與過程和活動的人員來編寫程序文件的好處在於：由於起草人對該項工作比較熟悉，了解國家相關法規的規定、企業現行管理程序形成的曆史原因
、目前工作狀況和日常工作中相關部門的反映，寫出來的程序更容易貼近實際，同時也有利於使員工產生參與感和責任感。

 

02、質量手冊和程序文件是否體現編寫者個人的意願？

 

　　質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)和(he)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)是(shi)一(yi)種(zhong)對(dui)企(qi)業(ye)內(nei)部(bu)具(ju)有(you)法(fa)規(gui)性(xing)質(zhi)的(de)應(ying)用(yong)文(wen)件(jian)。它(ta)是(shi)在(zai)全(quan)麵(mian)滿(man)足(zu)認(ren)可(ke)準(zhun)則(ze)的(de)基(ji)礎(chu)上(shang)
，管(guan)理(li)層(ceng)就(jiu)企(qi)業(ye)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)達(da)成(cheng)的(de)共(gong)識(shi)。因(yin)此(ci)

，高(gao)層(ceng)管(guan)理(li)者(zhe)對(dui)質(zhi)量(liang)工(gong)作(zuo)的(de)認(ren)識(shi)和(he)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)科(ke)學(xue)構(gou)建(jian)，是(shi)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)編(bian)寫(xie)工(gong)作(zuo)的(de)基(ji)礎(chu)和(he)前(qian)提(ti)。這(zhe)就(jiu)要(yao)求(qiu)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)和(he)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)不(bu)能(neng)攙(chan)雜(za)編(bian)寫(xie)者(zhe)個(ge)人(ren)的(de)意(yi)願(yuan)

，滿(man)足(zu)認(ren)可(ke)準(zhun)則(ze)並(bing)真(zhen)實(shi)體(ti)現(xian)管(guan)理(li)層(ceng)的(de)要(yao)求(qiu)。

 

　　雖然，質量手冊和程序文件的編寫不同於專業技術論文。它要求起草人員不僅對認可準則有較為全麵、準確和深刻的理解，對企業的現狀有正確、真(zhen)實(shi)的(de)認(ren)識(shi)，對(dui)企(qi)業(ye)高(gao)層(ceng)管(guan)理(li)者(zhe)的(de)意(yi)圖(tu)能(neng)充(chong)分(fen)領(ling)會(hui)，而(er)且(qie)還(hai)要(yao)有(you)駕(jia)馭(yu)文(wen)字(zi)的(de)能(neng)力(li)，掌(zhang)握(wo)文(wen)件(jian)編(bian)寫(xie)技(ji)巧(qiao)。隻(zhi)有(you)具(ju)備(bei)了(le)以(yi)上(shang)要(yao)求(qiu)，起(qi)草(cao)人(ren)員(yuan)才(cai)能(neng)編(bian)寫(xie)出(chu)一(yi)份(fen)好(hao)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)。

 

03、質量手冊是否應規定企業所有人員的職責？

 

　　認可準則提到的企業人員包括最高管理者、技術管理層組成人員、質量主管、授權簽字人、監督員、內審員、對報告/證書提出意見和解釋的人員、進行特殊類型的抽樣和檢測/xiaozhunrenyuanyijicaozuoteshuleixingshebeiderenyuandeng。zaiqiyederichangguanlizhong
，danfuzhongyaozhizedehaiyoubumenzhuguanyijizaiyixiezhongyaogangweishanggongzuoderenyuan，ruheyanyuan
、樣品管理員、儀器設備管理員
、受控文件管理員。在一起從事危險作業的檢測/校準工作中，還需要設立安全監督員。

 

　　盡管在認可準則4.2.6條(tiao)關(guan)於(yu)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)的(de)描(miao)述(shu)中(zhong)
，僅(jin)提(ti)出(chu)了(le)在(zai)手(shou)冊(ce)中(zhong)規(gui)定(ding)技(ji)術(shu)管(guan)理(li)者(zhe)和(he)質(zhi)量(liang)主(zhu)管(guan)的(de)作(zuo)用(yong)和(he)責(ze)任(ren)，但(dan)由(you)於(yu)上(shang)述(shu)人(ren)員(yuan)的(de)職(zhi)責(ze)是(shi)企(qi)業(ye)管(guan)理(li)結(jie)構(gou)的(de)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)，大(da)多(duo)數(shu)企(qi)業(ye)在(zai)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)的(de)“組織”章中還是規定了這些人員的職責。為避免手冊的主體部分過於冗長
，有的企業將崗位職責作為手冊附錄。

 

　　除了上述人員以外，企業其他一些人員，例如圖書管理員
、計算中心網絡管理員

、統計員、人事幹事、司機、財務人員等不對檢測/xiaozhunzhiliangzaochengzhijieyingxiangdexingzhengrenyuan，kebuzaizhiliangshoucezhongmiaoshu。youdeqiyezaixingzhengguanlishoucezhongduizhexierenyuandegangweijinxinglemiaoshu，bingqieduiqiyedegangweishezhiyijimeigeguanligangweidezhishupeibeizuolejutiguiding。

 

04
、如何編製質量職責分配表？

 

　　質zhi量liang職zhi責ze分fen配pei表biao用yong於yu表biao示shi各ge質zhi量liang要yao素su的de相xiang關guan職zhi能neng在zai質zhi量liang體ti係xi涉she及ji部bu門men或huo人ren員yuan中zhong的de分fen配pei情qing況kuang
，一yi般ban在zai企qi業ye的de質zhi量liang手shou冊ce中zhong提ti供gong。質zhi量liang要yao素su是shi認ren可ke準zhun則ze中zhong提ti出chu的de15條管理要求和10條技術要求，涉及部門和人員包括最高管理者、技術管理層
、質量主管、各職能科室和專業科室。有的企業也把資料管理員

、儀器管理員、樣品保管員、內審員
、授權簽字人、監督員和檢測/校準人員列入質量職責分配表。

 

　　在質量職能分配表中，通常用三種符號分別表示相關部門或人員在質量活動中的地位和作用，例如：“●”表示負責決策，“■”表示組織實施


，“▲”表示參加活動。以結果的報告這一要素為例
，負責決策的是技術管理層（組織製定報告/證書格式
，批準收回不合格報告/證書和批準對已發報告/證書的修訂或補充）：組織實施的是專業科室負責人（審核報告/證書格式
，組織出具報告/證書）；參加活動的是檢測/校準人員（依據原始記錄出具報告/證書）
、授權簽字人（簽發報告/證書）
、業務部指定人員（發放報告/證書）以及文件檔案管理員（保存原始記錄和報告/證書副本以及與顧客簽定的合同等記錄）等等。

 

05、企業各類人員的授權是否必須在手冊中體現？

 

　　shouquanshizuzhishejidejibenyuanzezhiyi
，youdeqiyezaishoucemingquelesuoyoushouquanxingweideshouquanneirongheshouquanduixiang。zheyang
，yidanshouquanqingkuangfashengbianhua
，suirantixibingwudadegaibian
，zhiliangshoucequeyaogenggai。

 

　　企業並不要求在質量手冊中保留授權簽字人的手簽筆跡，但要明確授權簽字人及其授權範圍。如果授權簽字人可簽發報告/證書的項目很多，又能專業名稱來覆蓋，可以不必逐一列舉項目名稱
，隻需注明專業範圍或領域。

 

　　除了必須明確報告/證書的授權簽字人及其授權範圍外（其手寫簽名字樣可以另行備案）
，其qi他ta授shou權quan行xing為wei的de發fa生sheng對dui象xiang和he授shou權quan範fan圍wei則ze不bu一yi定ding在zai手shou冊ce中zhong出chu現xian，對dui後hou者zhe的de權quan利li可ke采cai用yong授shou權quan書shu的de形xing式shi來lai明ming確que，這zhe樣yang，即ji使shi人ren員yuan發fa生sheng變bian化hua也ye不bu需xu要yao修xiu改gai體ti係xi文wen件jian。

 

　　企(qi)業(ye)可(ke)以(yi)對(dui)各(ge)類(lei)授(shou)權(quan)人(ren)員(yuan)的(de)手(shou)簽(qian)筆(bi)記(ji)進(jin)行(xing)備(bei)案(an)，有(you)的(de)企(qi)業(ye)在(zai)新(xin)建(jian)立(li)體(ti)係(xi)時(shi)，為(wei)了(le)使(shi)企(qi)業(ye)全(quan)體(ti)員(yuan)工(gong)，尤(you)其(qi)是(shi)被(bei)授(shou)權(quan)的(de)人(ren)員(yuan)清(qing)楚(chu)在(zai)新(xin)體(ti)係(xi)中(zhong)的(de)地(di)位(wei)
，將(jiang)企(qi)業(ye)所(suo)有(you)授(shou)權(quan)情(qing)況(kuang)以(yi)一(yi)張(zhang)表(biao)的(de)形(xing)式(shi)放(fang)在(zai)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)附(fu)錄(lu)中(zhong)給(gei)出(chu)。

 

06

、什麼情況下需要更改手冊和程序文件
？

 

　　盡管保持企業質量管理體係的基本穩定是其持續、有效運行的基礎，但是隨著內外環境的變化，各質量要素以及體係標準對要素的要求會發生變化，質量體係文件的更改（換版或修訂）也就不可避免。

 

　　質zhi量liang手shou冊ce作zuo為wei企qi業ye質zhi量liang管guan理li方fang麵mian綱gang領ling性xing的de文wen件jian，更geng改gai不bu應ying過guo於yu頻pin繁fan。如ru果guo不bu考kao慮lv個ge別bie文wen字zi的de修xiu改gai和he斟zhen誤wu的de話hua，文wen件jian有you必bi要yao進jin行xing實shi質zhi性xing修xiu訂ding的de情qing況kuang並bing不bu多duo
，一yi般ban情qing況kuang下xia，引yin起qi質zhi量liang手shou冊ce換huan版ban或huo修xiu訂ding的de原yuan因yin有you：

 

　　《質量手冊》所依據的標準、法規
、規範發生變化；

 

　　企業的組織結構和管理結構發生變化，質量管理的職能發生了轉移；

 

　　由於外部環境的變化，對質量要素（過程）的要求隨之發生了變化。

 

　　與質量手冊相比，程序文件更改較為頻繁，除了手冊更改，程序文件也要做相應更改以外，任何為提高檢測/校準工作質量或工作效率而對原有操作程序進行更改
、更新的
，包括新增工作內容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導致程序文件的更改。

 

07、質量手冊和程序文件的編製格式有何不同？

 

　　GB/T 19023-2003 《質量管理體係文件指南》4.4.1條指出：“本標準允許各類組織在將其質量管理體係形成文件時
，在文件的結構、格式、內容或表述的方法方麵的靈活性。”“在4.5.1條指出：”程序文件（硬拷貝或電子媒體）的結構和格式應當由組織通過文字內容
、流程圖、表格以及上述形成的組合，或組織所需要的任何其他適宜的方式做出規定。“

 

　　手冊對質量要素（過程）進行原則性描述
，可包括或引用支持性程序。根據GB/T 19023的要求
，程序文件應包括標題、目的
、範圍、職責和權限、活動的描述

、記錄、附錄幾方麵的內容。

 

　　質量手冊一般不對每個要素（過程）的目的、適用範圍和職責進行敘述。一個要素（過程）的控製可能涉及多項工作，每項工作程序都有自己的目的、適用範圍、涉(she)及(ji)到(dao)的(de)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)或(huo)人(ren)員(yuan)的(de)職(zhi)責(ze)。而(er)程(cheng)序(xu)是(shi)圍(wei)繞(rao)一(yi)項(xiang)工(gong)作(zuo)而(er)展(zhan)開(kai)的(de)

，需(xu)要(yao)對(dui)某(mou)些(xie)問(wen)題(ti)做(zuo)出(chu)具(ju)體(ti)的(de)解(jie)釋(shi)或(huo)說(shuo)明(ming)並(bing)提(ti)出(chu)質(zhi)量(liang)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)，因(yin)此(ci)每(mei)個(ge)程(cheng)序(xu)都(dou)需(xu)要(yao)對(dui)目(mu)的(de)、範圍、職責進行描述

，但對某一個質量要素（過程）而言
，描述其目的、適用範圍、職責是不恰當的。

 

　　質量手冊是適用於檢測/校準企業內部的一部”法規性“文件
，從篇章結構上看完全是一部完整的書，有前言、概述、引用文件、術語和定義、主體、索引、有的手冊最後還是後記，分章節、有(you)附(fu)錄(lu)。而(er)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)之(zhi)間(jian)是(shi)靠(kao)相(xiang)互(hu)引(yin)用(yong)來(lai)發(fa)生(sheng)聯(lian)係(xi)的(de)，每(mei)個(ge)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)相(xiang)對(dui)獨(du)立(li)，內(nei)容(rong)單(dan)一(yi)，隻(zhi)針(zhen)對(dui)企(qi)業(ye)的(de)某(mou)一(yi)項(xiang)工(gong)作(zuo)。如(ru)果(guo)把(ba)所(suo)有(you)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)編(bian)在(zai)一(yi)起(qi)
，我(wo)們(men)稱(cheng)之(zhi)為(wei)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)彙(hui)編(bian)。