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人類自覺改造世界的生產經營活動，是利用各種資源實現價值增值的過程。要實現價值增值的目的，過程必須具備三個特征：可控製，可改進，可追溯。這三個特征的實現，必須依賴記錄，記錄是通過客觀描繪"過程的軌跡"，使過程可控製、可改進、可追溯。
記錄是過程可控製的基礎
guanlitixicaiyongguochengdefangfa，tuichongguochengguanlidemoshi。yaoyouhaodejieguo，bixutongguokongzhikongzhiguochengshixianjidingdemubiao。kekongzhi，jiushiweilequebaoguochengdadaoyuqimude，bixuduiguochengdeyunxingqingkuangjinxingkongzhi。kongzhishiyijukongzhibiaozhunyuguochengdeshijiyunxingqingkuangjinxingduizhao，faxianwentibingjinxingjiuzhengdehuodong。guochengdeshijiyunxingqingkuangshikaoceliangshixiande，guochengcelianghuixingchengguochengdeyouguanjilu，rushengchanguochengzhonggezhonggongyicanshudejiludeng。dangsuojiludeguochengcanshuchaochushedingdekongzhibiaozhunhou，yinglijijiupian，yiquebaoguochengzaishedingdefanweineiyunxing。yinci，guochengdejiluyaowanzheng。takenengshiduiguochengdeshishilianxujilu，yekenengshiduizhongyaodejiancedianjinxingjilu，suiyichanshengdejiluwangwangbunengchanshengyuqixiaoguo。
muqian，henduoqiyezaiguanlizhongrengrancunzaixiangdangduodesuiyixing，duiyixiezhongyaoguanlihuodongquefacehua，meiyouluoshixiangyingdeguanlichengxuyuyaoqiu，meiyouxingchengchongzudezhengju，jijilu。meiyoujilu，jiuwufaduiguochengjinxingkongzhi，guanlihuodongjiuhuiyoujiaodadesuiyixing，jiuhuichuxianyixieshikongde"死角和交叉帶"。因此，對活動記錄的完善是體係建設的基礎工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續改進是管理體係的基本要求，實現體係的微觀基礎是實現對每個過程的改進。對體係和對過程的改進都是通過PDCA循環實現的，即通過計劃、執行、檢查、處(chu)置(zhi)四(si)個(ge)環(huan)節(jie)形(xing)成(cheng)一(yi)個(ge)管(guan)理(li)閉(bi)環(huan)，形(xing)成(cheng)一(yi)個(ge)連(lian)續(xu)的(de)過(guo)程(cheng)鏈(lian)，上(shang)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)是(shi)下(xia)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)的(de)輸(shu)入(ru)。從(cong)管(guan)理(li)改(gai)進(jin)是(shi)一(yi)種(zhong)管(guan)理(li)決(jue)策(ce)，有(you)效(xiao)地(di)決(jue)策(ce)必(bi)須(xu)建(jian)立(li)在(zai)數(shu)據(ju)和(he)信(xin)息(xi)分(fen)析(xi)的(de)基(ji)礎(chu)上(shang)。基(ji)於(yu)事(shi)實(shi)的(de)決(jue)策(ce)，首(shou)先(xian)要(yao)有(you)基(ji)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)事(shi)實(shi)。
從很多企業的情況看，用於管理改進的記錄不是太多，太繁瑣的問題，而是不全麵、不完整、不規範的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經過梳理、規範和係統化後，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個流程都清晰的設計和使用必要的記錄；然(ran)後(hou)，是(shi)記(ji)錄(lu)數(shu)量(liang)和(he)格(ge)式(shi)內(nei)容(rong)的(de)改(gai)進(jin)與(yu)精(jing)簡(jian)，數(shu)據(ju)信(xin)息(xi)係(xi)統(tong)化(hua)，數(shu)據(ju)采(cai)集(ji)自(zi)動(dong)化(hua)，有(you)效(xiao)信(xin)息(xi)共(gong)享(xiang)化(hua)，重(zhong)要(yao)信(xin)息(xi)安(an)全(quan)化(hua)。這(zhe)些(xie)目(mu)標(biao)有(you)助(zhu)於(yu)過(guo)程(cheng)的(de)改(gai)進(jin)和(he)完(wan)善(shan)。
記錄是過程可追溯的保證
可(ke)追(zhui)溯(su)是(shi)通(tong)過(guo)建(jian)立(li)過(guo)程(cheng)與(yu)記(ji)錄(lu)的(de)映(ying)射(she)關(guan)係(xi)，通(tong)過(guo)記(ji)錄(lu)反(fan)映(ying)過(guo)程(cheng)運(yun)行(xing)的(de)特(te)征(zheng)。可(ke)追(zhui)溯(su)特(te)征(zheng)也(ye)是(shi)可(ke)控(kong)製(zhi)和(he)改(gai)進(jin)的(de)基(ji)礎(chu)。可(ke)追(zhui)溯(su)的(de)作(zuo)用(yong)包(bao)括(kuo)兩(liang)個(ge)方(fang)麵(mian)：一yi是shi確que保bao過guo程cheng在zai出chu現xian問wen題ti之zhi後hou采cai取qu形xing影ying的de措cuo施shi，二er是shi對dui出chu現xian問wen題ti的de過guo程cheng進jin行xing責ze任ren追zhui究jiu。第di一yi個ge方fang麵mian的de作zuo用yong是shi通tong過guo控kong製zhi與yu改gai進jin實shi現xian的de，第di二er個ge方fang麵mian的de作zuo用yong在zai於yu對dui過guo程cheng的de操cao作zuo者zhe和he管guan理li者zhe產chan生sheng一yi定ding的de約yue束shu作zuo用yong，促cu使shi其qi嚴yan格ge按an照zhao過guo程cheng要yao求qiu進jin行xing操cao作zuo和he管guan理li。
記錄還是"盡職盡責"的證據，工作完成得好，它是業績的記載；工作除了紕漏，它是"免責"的(de)依(yi)據(ju)。例(li)如(ru)，在(zai)一(yi)個(ge)無(wu)人(ren)難(nan)題(ti)的(de)責(ze)任(ren)認(ren)定(ding)中(zhong)，有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)的(de)缺(que)失(shi)，成(cheng)了(le)一(yi)些(xie)人(ren)心(xin)中(zhong)永(yong)遠(yuan)的(de)痛(tong)。雖(sui)然(ran)盡(jin)了(le)應(ying)盡(jin)的(de)職(zhi)責(ze)，做(zuo)出(chu)了(le)正(zheng)確(que)的(de)判(pan)斷(duan)，並(bing)表(biao)達(da)了(le)自(zi)己(ji)的(de)決(jue)策(ce)意(yi)見(jian)和(he)建(jian)議(yi)，但(dan)因(yin)為(wei)沒(mei)有(you)留(liu)下(xia)記(ji)錄(lu)，查(zha)無(wu)證(zheng)據(ju)，不(bu)得(de)不(bu)接(jie)受(shou)處(chu)罰(fa)。在(zai)工(gong)作(zuo)中(zhong)、活動中留下關鍵證據（記錄）的重要性和必要性，已被越來越多的人認識和利用。
