一、文件受控
    受控文件在GB/T19000—2000、GB/T19001—2000以及GB/T19023—2003等標準中沒有明確的定義，這些標準中隻提到文件控製的概念，因而關於受控文件的說法各不相同。一種觀點認為：受控文件的重要特征是受組織控製並能對其進行更改，對通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為非受控文件。
    另一種觀點則認為
，外來文件也是受控文件。
    筆者讚同第一種觀點。
    從GB/T19023—2003標準6.5條款可知：用於投標

、顧(gu)客(ke)非(fei)現(xian)場(chang)使(shi)用(yong)及(ji)其(qi)他(ta)特(te)殊(shu)發(fa)放(fang)的(de)文(wen)件(jian)

，不(bu)要(yao)求(qiu)對(dui)其(qi)更(geng)改(gai)進(jin)行(xing)控(kong)製(zhi)，對(dui)此(ci)類(lei)文(wen)件(jian)應(ying)作(zuo)為(wei)非(fei)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)明(ming)確(que)標(biao)識(shi)。由(you)此(ci)可(ke)見(jian)，非(fei)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)的(de)重(zhong)要(yao)特(te)征(zheng)視(shi)此(ci)類(lei)文(wen)件(jian)不(bu)要(yao)求(qiu)對(dui)其(qi)更(geng)改(gai)進(jin)行(xing)控(kong)製(zhi)，其(qi)含(han)義(yi)有(you)兩(liang)點(dian)：
    其一

，對更改進行控製既沒有必要，也沒有意義。如生產計劃、質量月報、與季節有關的作業指導書等

，此類文件是有時效性的，到期自動作廢，不必回收，更沒必要對其內容進行更改控製。
    其二
，組織無權進行更改控製。如國家的法律法規、標準及設備儀器的說明書、手冊等文件，組織智隻能進行標識、分發和控製使用，並及時跟蹤相關文件的最新版本。
    GB/T19023—2003標準6.5條款的“注”指zhi出chu，如ru果guo沒mei有you對dui此ci類lei文wen件jian實shi施shi有you效xiao的de控kong製zhi，可ke能neng會hui造zao成cheng作zuo廢fei文wen件jian的de誤wu用yong。可ke見jian，對dui非fei受shou控kong文wen件jian也ye必bi須xu進jin行xing有you效xiao控kong製zhi，以yi避bi免mian作zuo廢fei文wen件jian的de誤wu用yong

，隻zhi是shi其qi內nei容rong可ke不bu實shi施shi更geng改gai控kong製zhi。組zu織zhi對dui文wen件jian的de控kong製zhi體ti現xian在zai許xu多duo方fang麵mian，而er不bu僅jin僅jin在zai於yu控kong製zhi其qi更geng改gai

，非fei受shou控kong文wen件jian並bing不bu是shi不bu需xu要yao進jin行xing控kong製zhi的de文wen件jian。受shou控kong文wen件jian的de重zhong要yao特te征zheng是shi組zu織zhi能neng夠gou對dui其qi內nei容rong進jin行xing更geng改gai控kong製zhi。
    二
、文件控製
    GB/T19001—2000標準4.2.3條款指出

，體係所要求的文件應予以控製。文件控製的內容主要設計以下七個方麵：①文件的批準
；②文件的審批與更改；③文件狀態的識別
；④可獲得相關文件的使用版本
；⑤文件的識別；⑥外來文件的識別發放
；⑦作廢文件的管理。
    針對不同類型的文件

，其控製的內容和程序各不相同，對質量手冊、程序文件、作業指導書、表格、質量計劃、內部規範等體係文件應進行上述七個方麵的控製。組織體係外來文件一般有法律法規
、標準、顧客提出的設計圖樣、技術資料
、規章和維護手冊等相關文件，對這些文件隻進行④、⑥、⑦項的控製即可。
    記錄作為的一種特殊文件，是提供符合要求和體係有效運行的證據。由於記錄不得進行更改，所以記錄的控製通常是規定就的標識、儲存、保護、檢索、保存期和處置等所需的控製
，而不對其實施修改控製。當我們談到文件控製時，不僅僅是說對其內容進行更改就叫文件控製，上述①、②項外的的其他控製也是文件控製，即文件控製和文件受控是兩個不同的概念。
    三
、文件受控和文件控製
    受控文件的重要特征是受組織控製並能對其進行更改
，文件控製則包括了4.2.3條款中a至f各項的控製。對於外來識別後需要列入體係的文件，組織一般隻進行識別
、控製、分fen發fa和he保bao存cun
，並bing跟gen蹤zong外wai來lai文wen件jian的de版ban本ben更geng新xin。這zhe些xie是shi對dui文wen件jian的de控kong製zhi，但dan不bu能neng說shuo該gai文wen件jian受shou控kong。文wen件jian受shou控kong屬shu於yu文wen件jian控kong製zhi，但dan文wen件jian控kong製zhi並bing不bu一yi定ding是shi文wen件jian受shou控kong。文wen件jian控kong製zhi包bao括kuo組zu織zhi可ke對dui其qi內nei容rong進jin行xing更geng改gai的de受shou控kong文wen件jian的de控kong製zhi和he不bu要yao求qiu對dui其qi內nei容rong進jin行xing更geng改gai的de非fei受shou控kong文wen件jian的de控kong製zhi。