一、作業指導書幾個認識上的誤區

 

　　1.作業指導書是無用的？

 

　　有人認為我從事這項工作已經很多年了
，作業步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。

 

　　實質上這是把作業指導書僅理解為純粹的操作流程，實際上除此以外作業指導書還應包括更重要的內容，如作業的要求、產品接收與判定的準則等。

 

　　有人認為作業指導書束縛了員工的手腳
，難以發揮其創造性。

 

　　實質上這是將作業指導書當作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業指導書的修改、糾正和預防措施的製定等提出自己的意見，從而發揮他們的創造性和工作積極性。

 

　　2.越多越好還是越少越好？

 

　　ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質量時，則應對生產、安裝和服務的方法製定形成文件的程序”，對程序文件如此，作業指導書同樣也是如此，太多的文件會把你壓垮。

 

　　有些組織為了使文件的數量盡可能減少，以利於文件的管理，對於標準中，沒有具體數量規定的作業指導書（程序文件則因標準中規定了應當製定的程序而不可能減少）提出盡可能不編
，這就使很多重要的
、必不可少的文件也沒有製定，從而使許多影響質量的因素未能加以控製。

 

　　3.工作標準就是作業指導書
？

 

　　有的組織認為很多崗位已有工作標準，沒必要製訂作業指導書。

 

　　其實，工作標準不同於作業指導書，它是針對工作的責任、權利、範圍、質量要求、程序、效果
、檢查方法、考核與獎懲辦法等方麵所製定的標準。

 

　　它與作業指導書可能有相同之處，但其強調的內容有區別
，並不是所有的作業指導書都需要規定職責、權限
、考核與獎懲等內容
；反過來作業指導書應有的條件和標準在工作標準中卻不一定有。

 

　　需要說明的是，目前工作標準的發展趨勢之一是將工作標準與作業指導書、程序文件有機地結合為一體。

 

　　還有一個問題就是標準過於分散。作業指導書可以將散落的各類標準統一規納整理。

 

　　4.操作按步驟詳細地描述下來就是作業指導書
？

 

　　太多的人認為為與ISO9000一(yi)致(zhi)，公(gong)司(si)應(ying)提(ti)供(gong)完(wan)成(cheng)日(ri)常(chang)任(ren)務(wu)的(de)書(shu)麵(mian)文(wen)件(jian)
，生(sheng)產(chan)過(guo)程(cheng)的(de)每(mei)一(yi)個(ge)階(jie)段(duan)都(dou)必(bi)須(xu)文(wen)件(jian)化(hua)，從(cong)而(er)使(shi)雇(gu)員(yuan)們(men)陷(xian)進(jin)了(le)把(ba)已(yi)經(jing)十(shi)分(fen)熟(shu)悉(xi)的(de)操(cao)作(zuo)的(de)每(mei)一(yi)個(ge)細(xi)小(xiao)步(bu)驟(zhou)描(miao)述(shu)下(xia)來(lai)的(de)泥(ni)潭(tan)。但(dan)這(zhe)些(xie)逐(zhu)步(bu)展(zhan)開(kai)的(de)作(zuo)業(ye)指(zhi)導(dao)書(shu)又(you)怎(zen)麼(me)樣(yang)呢(ne)
？

 

　　我們經常可以發現這樣的話︰“通過撥動計算機左後方的肘節開關打計算機直到屏幕上出現”綠光“或”立即輸入口令“。這種指導書不僅無用，也是不必要的。

 

　　詳細的作業步驟必須文件化嗎
？是的

，它們可能應該的，但有些卻不是必須的。辦公設備的操作
、程序中已經有詳細說明的等情況不用重複寫。

 

　　5.程序與作業指導書有什麼區別？

 

　　a.功能：

 

　　作業指導書：

 

　　程序中的某個環節

 

　　強調細節和方法
、標準

 

　　程序：

 

　　涉及多崗位、多部門、多環節

 

　　過程的順序和相互作用

 

　　強調職能、協調工作

 

　　b.內容：

 

　　作業指導書：

 

　　對程序的補充

 

　　強調細節、具體方法、標準

 

　　具有可操作性

 

　　程序：

 

　　強調職責、流程

 

　　統一解釋

 

　　6.作業指導書的定義

 

　　作業指導書是用以指導某個具體過程

，事物形成的技術性細節描述的可操作性文件。常用的作業指導書、工作細則
、標準、作業規範通常應包含的內容。

 

　　作(zuo)業(ye)指(zhi)導(dao)書(shu)是(shi)針(zhen)對(dui)某(mou)個(ge)部(bu)門(men)內(nei)部(bu)或(huo)某(mou)個(ge)崗(gang)位(wei)的(de)作(zuo)業(ye)活(huo)動(dong)的(de)文(wen)件(jian)，側(ce)重(zhong)描(miao)述(shu)如(ru)何(he)進(jin)行(xing)操(cao)作(zuo)，是(shi)對(dui)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)的(de)補(bu)充(chong)或(huo)具(ju)體(ti)化(hua)。對(dui)這(zhe)類(lei)文(wen)件(jian)有(you)不(bu)同(tong)的(de)具(ju)體(ti)名(ming)稱(cheng)，如(ru)工(gong)作(zuo)指(zhi)令(ling)、操作規程等。

 

　　7.作業指導書的作用

 

　　a
、作業指導書是指導保證過程質量的最基礎的文件和為開展純技術性質量活動提供指導。

 

　　b、作業指導書是質量體係程序文件的支持性文件。

 

　　作業指導書的作用說通俗點∶

 

　　a、積累經驗，並把經驗、技術記錄下來，以防流失。

 

　　b
、新員工可以快速掌握操作要領。

 

　　c、最有效的管理工具和生產資料。

 

　　d、規範化
、標準化的操作。

 

　　e、工作質量檢測和追溯的依據。

 

　　8.作業指導書的種類

 

　　a
、按發布形式可分為：

 

　　書麵作業指導書、口述作業指導書。

 

　　b、按內容可分為：

 

　　用於施工、操作、檢驗
、安裝等具體過程的作業指導書。

 

　　用於指導具體管理工作的各種工作細則
、計劃和規章製度等。

 

　　用於指導自動化程度高而操作相對獨立的標準操作規範。

 

二、作業指導書的編寫

 

　　1.作業指導書的編寫原則

 

　　a.確定性

 

　　作業指導書的重點內容應該是解決如何作業的問題
，應列出具體操作的詳細過程，包括每一步驟所使用的材料（筆、紙等辦公用品就不要寫了，下同）

、儀器設備以及過程作業的結果和判定標準等。

 

　　b、實用性

 

　　作業指導書的內容和形式應以實用為原則
，盡量簡潔、易(yi)懂(dong)
，而(er)且(qie)要(yao)符(fu)合(he)文(wen)件(jian)控(kong)製(zhi)的(de)要(yao)求(qiu)。以(yi)文(wen)字(zi)敘(xu)述(shu)作(zuo)業(ye)過(guo)程(cheng)時(shi)，應(ying)選(xuan)擇(ze)通(tong)俗(su)易(yi)懂(dong)的(de)語(yu)句(ju)來(lai)表(biao)達(da)，方(fang)便(bian)各(ge)個(ge)層(ceng)次(ci)人(ren)員(yuan)的(de)理(li)解(jie)和(he)領(ling)悟(wu)。同(tong)時(shi)盡(jin)量(liang)多(duo)采(cai)用(yong)圖(tu)表(biao)、圖示

、流程圖和照片等形式，或圖文並茂，更容易為使用者接受。

 

　　c.必要性

 

　　沒有必要每個崗位每個活動都必須有作業指導書，應該充分考慮活動的複雜性
、事實活動的方式、完成活動所需的技能
、人員和資源要求等，以便確定最能適合組織運作需要的作業指導書。

 

　　d、協調性

 

　　編寫作業指導書時，應認真分析現有文件的特點和適用性，以相應的技術規範、標biao準zhun和he有you關guan技ji術shu文wen件jian作zuo為wei編bian寫xie依yi據ju，同tong時shi也ye應ying注zhu意yi作zuo業ye指zhi導dao書shu的de內nei容rong並bing非fei一yi定ding要yao限xian製zhi在zai所suo依yi據ju的de質zhi量liang管guan理li標biao準zhun要yao求qiu的de範fan圍wei之zhi內nei
，還hai可ke以yi包bao括kuo對dui其qi他ta業ye務wu活huo動dong的de控kong製zhi要yao求qiu。

 

　　2.作業指導書的編寫要求

 

　　a、內容應滿足：5W1H原則

 

　　where :即在哪裏使用此作業指導書。

 

　　Who : 什麼樣的人使用該作業指導書。

 

　　What:此項作業的名稱及內容是什麼。

 

　　Why :此項作業的目的是幹什麼。

 

　　When : 什麼時候使用該作業指導書。

 

　　How:如何按步驟完成作業。

 

　　b
、格式要求︰

 

　　基本框架

 

　　目的：本作業指導書是用來做什麼的

 

　　範圍：適用於哪些人
，哪些工作

 

　　職責：涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔的任務或功能

 

　　術語︰如有必要

 

　　步驟：—步一步怎麼做這個工作的，應達到什麼樣的標準。意外情況（不正常情況下的操作）

 

　　c、文字要求：

 

　　作(zuo)業(ye)指(zhi)導(dao)書(shu)用(yong)於(yu)具(ju)體(ti)指(zhi)導(dao)現(xian)場(chang)生(sheng)產(chan)或(huo)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)，其(qi)結(jie)構(gou)和(he)形(xing)式(shi)完(wan)全(quan)取(qu)決(jue)於(yu)作(zuo)業(ye)的(de)性(xing)質(zhi)和(he)複(fu)雜(za)程(cheng)度(du)，不(bu)像(xiang)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)和(he)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)那(na)麼(me)單(dan)一(yi)，不(bu)必(bi)也(ye)不(bu)可(ke)能(neng)采(cai)用(yong)統(tong)一(yi)的(de)結(jie)構(gou)和(he)形(xing)式(shi)。因(yin)而(er)根(gen)據(ju)其(qi)應(ying)當(dang)包(bao)括(kuo)的(de)內(nei)容(rong)可(ke)以(yi)全(quan)部(bu)用(yong)文(wen)字(zi)描(miao)述(shu)，也(ye)可(ke)以(yi)用(yong)圖(tu)表(biao)來(lai)表(biao)示(shi)，或(huo)兩(liang)者(zhe)結(jie)合(he)起(qi)來(lai)使(shi)用(yong)。

 

　　描述簡單、實際就好。客觀陳述
，條理清淅就好。不需要複雜的描述方法
，修辭手法。

 

　　3.作業指導書的編寫

 

　　由實際操作人員編寫

 

　　編寫之前、之後可以展開討論

 

　　寫你該做的

 

　　做你所寫的

 

　　記你所做的

 

　　實際、簡明扼要
、便於理解

 

　　保持一致性

 

　　明確目的：用來做什麼的

 

　　明確範圍：適用於哪些人，哪些工作

 

　　明確職責︰涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔的任務或功能

 

　　明確術語：一些專業用語（如果有）

 

　　（1）工作步驟幾種寫法

 

　　a.按時間順序∶什麼時間做什麼（按時間鍾順序）

 

　　b.按流程順序∶先做什麼，後做什麼

 

　　c.按崗位順序（和流程順序雷同）﹔先是哪個崗位做什麼
，接下來哪個崗位做什麼。

 

　　以上幾種穿插編寫。

 

　　（2）工作步驟描述注意事項：

 

　　a
、如果涉及到了操作標準
，都要列明標準。

 

　　比如填開貨單，每張貨單的錯誤不能超過兩處，超過要作廢。

 

　　b.5W1H原則要交待清楚

 

　　where :即在哪裏做。

 

　　Who:是誰做？

 

　　What:做什麼
？

 

　　Why :為什麼做（標準）。

 

　　When:什麼時候做。

 

　　How :怎麼做（詳細過程，操作方法）