1.釆購計劃

 

　　根據企業使用部門的需求計劃
，在核實過釆購計劃的準確性
，並與相關計劃員或其它負責人 溝通確認無誤，並存單保存後
，做出最終的釆購計劃。

 

2.詢價和還盤

 

　　此環節主要工作有以下兩大塊：

 

　　1) 發詢價函：了解好供應商後，需發詢價函，讓供應商對價格、交貨時間、付款方式、售後服務等確認後加蓋公章回傳
；

 

　　2) 議價：綜合考慮價格、交貨的及時度、付款方式等方式找出二三家，進一步商談，以達到最能保障公司利益的企業進行合作。

 

　　需要注意的是：要(yao)求(qiu)多(duo)家(jia)供(gong)方(fang)報(bao)價(jia)單(dan)盡(jin)可(ke)能(neng)做(zuo)細(xi)致(zhi)
，能(neng)做(zuo)到(dao)細(xi)節(jie)出(chu)處(chu)最(zui)好(hao)
，起(qi)到(dao)知(zhi)道(dao)所(suo)釆(釆)購(gou)物(wu)品(pin)來(lai)龍(long)去(qu)脈(mai)的(de)效(xiao)果(guo)

，並(bing)利(li)用(yong)所(suo)有(you)途(tu)徑(jing)去(qu)驗(yan)證(zheng)
，這(zhe)樣(yang)後(hou)麵(mian)還(hai)價(jia)也(ye)有(you)理(li)有(you)據(ju)容(rong)易(yi)達(da)到(dao)預(yu)期(qi)。

 

3.做釆購訂單
、合同

 

　　在詢價議價完成後，接下來要做的就是做訂單了。訂單做好後要與各供應商提供的書麵 報價
、比價表及先前做好的釆購計劃、計劃確認單等等裝訂到一起。

 

　　接下來需要做另一個版本文件，即合同。合同版本基本是固定的，但要結合公司的要求 以及與供方談判的結果以及不同的材料不同的要求而變化。

 

4.跟蹤貨物

 

　　在此環節，要了解整個供應過程是否正常，了解接貨人的聯係方式、地址，並及時通知 供應商;另一方麵
，供應商發貨後
，還要了解承運人的聯係方式等。這樣便於隨時跟蹤貨物在途中的狀態。

 

5.組織倉儲接貨

 

　　這個環節主要是要注意通知庫管人員做好接貨準備
，比如要了解貨物何時到貨

、是否有隨貨單據等等。很多企業采購對此會製定出一個統一的走貨單版本，要求發貨方抄送到相關部門，采購實時跟進。

 

6.組織質檢驗貨

 

　　這個環節主要需要做以下具體工作:合同簽訂後及時通知檢驗部門
，讓其做好驗收準備
，包括儀器
、實驗器材、試劑、驗收標準(其中入廠標準
、國標
、合同標準、部分物資按供應商企業標準)，以便貨到後及時驗收並出具驗收合格單。

 

　　總之，做好前期檢驗、中期檢驗
、後期檢驗。避免到貨才發現問題影響其他。

 

7.貨物達到要求後倉儲入庫

 

　　產品驗收合格後，根據驗收合格單
，庫房開具入庫單，釆購員需收集入庫單
、檢斤單
、質檢報告單等做好付款準備。主要強調各環節資料轉接順暢

，並互通知悉。

 

8.結算

 

　　付款前一定要把相關單據提前備好，以便按照合約及時付款，即“說到哪裏做到哪裏“誠信”是相互的，對你對他都重要。

 

　　付款準備的資料如下：付款申請單、發票、入庫單、質檢單
、檢斤單
、合同或訂單等。

 

　　采購員要起到公司財務和供應商之間的橋梁作用，適時提出有利於自己的結算方式。