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1 采購流程管理的內容
采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執行的標準。采購流程由於采購來源、采購方式、采(cai)購(gou)對(dui)象(xiang)的(de)不(bu)同(tong)會(hui)有(you)一(yi)定(ding)的(de)差(cha)異(yi)，因(yin)此(ci)采(cai)購(gou)流(liu)程(cheng)的(de)設(she)計(ji)是(shi)十(shi)分(fen)重(zhong)要(yao)的(de)。企(qi)業(ye)規(gui)模(mo)越(yue)大(da)，采(cai)購(gou)金(jin)額(e)越(yue)多(duo)就(jiu)更(geng)要(yao)重(zhong)視(shi)采(cai)購(gou)流(liu)程(cheng)設(she)計(ji)。采(cai)購(gou)流(liu)程(cheng)的(de)設(she)計(ji)適(shi)合(he)采(cai)用(yong)閉(bi)環(huan)方(fang)法(fa)，即(ji)實(shi)施(shi)、監控、反饋、優化。一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環節。
在采購流程設計中要注意以下事項。
采購流程的環節應該與采購物品的數量、種類和區域相匹配，流程的環節過多會增加作業內容和成本，降低工作效率；流程的環節過於簡單，則會導致采購過程失去控製。
采購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的作業方式；避免同一采購文件簽字部門太多，影響工作效率。
明確各項作業的任務、權力和責任，並明確核查辦法；同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業過程中發生摩擦、重複與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。
采購流程的設計要體現民主決策的思想，采購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的采購作業流程應該包括以下內容：發現需求、編製采購計劃、選擇供應商、擬定采購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。
2 發現需求
采購的起點是發現需求。對於一般企業而言，采購產生於企業的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產部門需要原材料等。
每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何he時shi需xu要yao等deng。為wei此ci每mei個ge具ju體ti的de部bu門men都dou要yao提ti出chu自zi己ji的de采cai購gou需xu求qiu計ji劃hua，在zai規gui定ding的de時shi間jian裏li提ti供gong給gei采cai購gou部bu門men，由you采cai購gou部bu門men進jin行xing集ji中zhong采cai購gou來lai滿man足zu企qi業ye發fa展zhan的de需xu要yao。
對於配送中心來說，采購的需求一方麵來自中心內部各部門的實際需求；另一方麵則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。
3 編製采購計劃
采購計劃，是指企業管理人員在了解市場供求情況、zhangwoqiyewuliaoxiaohaoguilvdejichushangduijihuaqineiwuliaocaigouhuodongsuojinxingdebushuheanpai。tabaokuorenzhengjihuahedingdanjihualiangfangmiandeneirong。caigoujihuayouguangyihexiayizhifen。guangyidecaigoujihuashizhiweibaozhenggongyinggexiangshengchanjingyinghuodongdewuliaodexuyaoerbianzhidegezhongcaigoujihuadezongcheng。xiayidecaigoujihuashizhinianducaigoujihua，shiqiyejihuanianduneishengchanjingyinghuodongzhongsuoxuyaocaigoudegezhongwuliaodeshuliangheshijiansuozuochudeanpai。caigoujihuashiqiyeshengchanjihuadeyibufen，shiqiyeniandujihuayumubiaodezuchengbufen。bianzhiyigewanzhengdecaigoujihuazhuyaobaokuoyixiabagehuanjie：
1.準備認證計劃
caigourenzhengshiqiyecaigourenyuanduicaigoudanweijinxingkaochabingjianlicaigouguanxideguocheng。zhidingcaigoujihuaxuyaoyurenzhengbumenxiezuojinxing。zhunbeirenzhengjihuashizhenggecaigoujihuagongzuodeqidian，yeshizuohaocaigoujihuadejichu，zhuyaobaokuosigefangmiandeneirong：接收客戶提交的批量需求計劃、接收餘量需求計劃、熟悉認證的環境資料、製定認證計劃說明書。
2.評估認證需求
這是編製采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數量、規格、質量標準、涉(she)及(ji)的(de)金(jin)額(e)等(deng)。由(you)於(yu)在(zai)具(ju)體(ti)的(de)規(gui)格(ge)要(yao)求(qiu)交(jiao)給(gei)供(gong)應(ying)商(shang)之(zhi)前(qian)，采(cai)購(gou)部(bu)門(men)是(shi)能(neng)見(jian)到(dao)它(ta)的(de)最(zui)後(hou)一(yi)個(ge)部(bu)門(men)，因(yin)此(ci)，需(xu)要(yao)對(dui)其(qi)進(jin)行(xing)最(zui)後(hou)的(de)檢(jian)查(zha)。如(ru)果(guo)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)的(de)工(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)對(dui)申(shen)請(qing)采(cai)購(gou)的(de)產(chan)品(pin)或(huo)服(fu)務(wu)不(bu)熟(shu)悉(xi)，就(jiu)會(hui)導(dao)致(zhi)檢(jian)查(zha)無(wu)效(xiao)。所(suo)以(yi)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)的(de)評(ping)估(gu)一(yi)定(ding)要(yao)建(jian)立(li)在(zai)專(zhuan)業(ye)基(ji)礎(chu)之(zhi)上(shang)，以(yi)保(bao)證(zheng)采(cai)購(gou)的(de)科(ke)學(xue)性(xing)。
3.計算認證容量
它主要包括四個方麵的內容。
(1)fenxixiangmurenzhengziliao，jiduixuyaocaigoudewuliaoxiangmujinxingfenxirenzheng，zheshicaigoujihuarenyuandeyixiangzhongyaorenwu。yibanlaishuoshuliandefenxijizhongwuliaoderenzhengziliaoshinenggouzuodaode，yaofenxichengqianshangwanzhongdewuliao，qinandujiuyaohenda，shenzhishibukeneng。zhejiuyaoqiucaigourenyuanbujinyaoshuxiyewu，erqiehaiyaoxuehuiliyongzhuanyelilianglaifenxicaigouwuliaodeqingkuang。
(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定采購市場中總體的采購產品或服務的總量。
(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要采購產品和服務的數量。
(4)確定剩餘認證容量，某物料的剩餘認證容量，是所有供應商群體的剩餘認證容量的總和。
4.製定認證
計劃製定認證計劃主要包括：
(1)把(ba)需(xu)求(qiu)與(yu)市(shi)場(chang)容(rong)量(liang)對(dui)比(bi)進(jin)行(xing)綜(zong)合(he)平(ping)衡(heng)，一(yi)般(ban)情(qing)況(kuang)下(xia)市(shi)場(chang)供(gong)應(ying)的(de)某(mou)種(zhong)物(wu)料(liao)的(de)容(rong)量(liang)與(yu)配(pei)送(song)中(zhong)心(xin)的(de)需(xu)求(qiu)是(shi)有(you)差(cha)異(yi)的(de)。一(yi)種(zhong)情(qing)況(kuang)是(shi)供(gong)大(da)於(yu)求(qiu)，另(ling)一(yi)種(zhong)情(qing)況(kuang)則(ze)是(shi)供(gong)小(xiao)於(yu)求(qiu)。如(ru)果(guo)是(shi)後(hou)一(yi)種(zhong)情(qing)況(kuang)就(jiu)需(xu)要(yao)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)進(jin)行(xing)綜(zong)合(he)平(ping)衡(heng)，確(que)定(ding)剩(sheng)餘(yu)的(de)采(cai)購(gou)容(rong)量(liang)，進(jin)而(er)尋(xun)找(zhao)新(xin)的(de)供(gong)應(ying)商(shang)，開(kai)辟(pi)新(xin)的(de)供(gong)貨(huo)渠(qu)道(dao)。
(2)製定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之後要製定物料的需求認證計劃，並以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：
認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量
5.準備訂單計劃
這是訂單環節的第一步，它主要有四個方麵的內容。
(1)預測市場需求，要想製訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產需求計劃。
(2)確(que)定(ding)生(sheng)產(chan)需(xu)求(qiu)，企(qi)業(ye)的(de)生(sheng)產(chan)需(xu)求(qiu)是(shi)根(gen)據(ju)生(sheng)產(chan)計(ji)劃(hua)確(que)定(ding)的(de)。采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)人(ren)員(yuan)要(yao)深(shen)人(ren)生(sheng)產(chan)實(shi)際(ji)，學(xue)習(xi)和(he)掌(zhang)握(wo)生(sheng)產(chan)計(ji)劃(hua)及(ji)工(gong)藝(yi)知(zhi)識(shi)，從(cong)而(er)了(le)解(jie)生(sheng)產(chan)物(wu)料(liao)需(xu)求(qiu)，確(que)定(ding)企(qi)業(ye)的(de)生(sheng)產(chan)需(xu)求(qiu)。
(3)準備相關的訂單環境資料，包括訂單物料的供應商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計算機信息係統管理物資采購訂單環境信息。
(4)製定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境資料)。
6.評估訂單需求
隻有準確的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便製定出好的訂單計劃。它主要包括三個方麵的內容：分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求。
7.計算訂單容量
計(ji)算(suan)訂(ding)單(dan)容(rong)量(liang)是(shi)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)中(zhong)的(de)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。隻(zhi)有(you)準(zhun)確(que)地(di)計(ji)算(suan)出(chu)訂(ding)單(dan)容(rong)量(liang)，才(cai)能(neng)對(dui)比(bi)需(xu)求(qiu)和(he)容(rong)量(liang)，經(jing)過(guo)綜(zong)合(he)平(ping)衡(heng)，最(zui)後(hou)製(zhi)定(ding)出(chu)正(zheng)確(que)的(de)訂(ding)單(dan)計(ji)劃(hua)。計(ji)算(suan)訂(ding)單(dan)容(rong)量(liang)包(bao)括(kuo)四(si)個(ge)方(fang)麵(mian)內(nei)容(rong)：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量。
8.製定訂單計劃
zheshicaigoujihuadezuihouyigehuanjie，yeshizuizhongyaodeyigehuanjie。dingdanjihuazuohaozhihoujiukeyianzhaojihuajinxingcaigougongzuo。yifendingdandeneirongbaokuoxiadanshulianghexiadanshijianlianggefangmiandeneirong。
下單數量=生產需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量
下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩衝時間
4 選擇供應商
供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。
一個合適的供應商能提供合適的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，並具有良好的售後服務。
供應商的選擇必須做出基本的決策。
一是決定自製還是外購；
二是選擇外購要進行一係列評估來確定供應商。
為有效地進行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。選擇好物料的供應商後，配送中心的相關采購人員就要發出采購訂單。
5 擬定采購訂單
有you些xie情qing況kuang下xia，物wu流liu配pei送song中zhong心xin與yu供gong應ying商shang簽qian有you某mou種zhong商shang品pin的de銷xiao售shou協xie議yi，這zhe樣yang的de話hua，雙shuang方fang就jiu可ke以yi按an銷xiao售shou協xie議yi供gong貨huo了le。如ru果guo沒mei有you銷xiao售shou協xie議yi，配pei送song中zhong心xin就jiu要yao進jin行xing采cai購gou訂ding單dan的de擬ni定ding工gong作zuo。采cai購gou訂ding單dan必bi須xu是shi書shu麵mian形xing式shi，即ji使shi采cai購gou訂ding單dan是shi通tong過guo電dian話hua發fa出chu的de，隨sui後hou也ye要yao補bu上shang書shu麵mian的de訂ding單dan。
6 貨物跟催
caigoudingdanfageigongyingshangzhihou，peisongzhongxinyaoduihuowudingdanjinxinggenzonghuocuihuo。zaiyixieqiyezhongshenzhihuisheyouzhuanzhidegenzonghecuihuorenyuan。genzongshiduicaigoudingdansuozuodelixingzhuizong，yibiannengquebaogongyingshangnenggoulvxingqihuowufayundechengnuo。genzongyeyouliyujishifaxiancaigouzhongdewenti，liru，chanpinzhiliangwenti，fayunhuanjiewentideng。peisongzhongxinfaxianwentihoukeyijishiyugongyingshanggoutong，jinzaojiejuewenti。
催cui貨huo是shi對dui供gong應ying商shang施shi加jia壓ya力li，使shi其qi更geng好hao地di履lv行xing發fa運yun承cheng諾nuo。如ru果guo供gong應ying商shang不bu能neng很hen好hao地di履lv行xing采cai購gou協xie議yi，配pei送song中zhong心xin應ying該gai采cai取qu相xiang應ying的de措cuo施shi，包bao括kuo威wei脅xie取qu消xiao訂ding單dan及ji以yi後hou的de交jiao易yi活huo動dong。一yi般ban來lai說shuo供gong應ying商shang是shi經jing過guo嚴yan格ge程cheng序xu選xuan擇ze的de，因yin而er其qi遵zun守shou采cai購gou協xie議yi的de信xin用yong是shi可ke靠kao的de，催cui貨huo僅jin適shi用yong於yu采cai購gou訂ding單dan的de一yi小xiao部bu分fen。但dan是shi，在zai物wu資zi匱kui乏fa或huo競jing爭zheng激ji烈lie的de時shi候hou，催cui貨huo有you很hen重zhong要yao的de意yi義yi。
7 驗收貨物
許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。
貨物驗收的基本目的是：
確保發出訂單采購的貨物已經實際到達；
檢查到達的貨物是否完好無損；
確保到貨的數量與訂購數量一致；
將貨物運送到指定的倉庫存儲或轉運。
在貨物驗收時，有時會發生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的；也可能是發運時數量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。
8 支付貨款和更新記錄
貨物驗收完畢，采購部門將按照采購協議支付供應商的貨款。此環節主要注意發票的審核。
經jing過guo以yi上shang所suo有you步bu驟zhou之zhi後hou，對dui於yu一yi次ci完wan整zheng的de采cai購gou作zuo業ye，最zui後hou還hai要yao更geng新xin采cai購gou部bu門men的de采cai購gou記ji錄lu。這zhe一yi工gong作zuo是shi把ba采cai購gou部bu門men與yu采cai購gou訂ding單dan有you關guan的de文wen件jian副fu本ben進jin行xing彙hui集ji和he歸gui檔dang，並bing把ba其qi中zhong想xiang保bao存cun的de信xin息xi轉zhuan化hua為wei相xiang關guan的de記ji錄lu。需xu要yao保bao存cun的de記ji錄lu主zhu要yao有you采cai購gou訂ding單dan目mu錄lu、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應商曆史文件、投標曆史文件、采購協議(合同)等。
