質量記錄是獲得必要的產品質量及有效實施質量體係各要素的客觀證據。

 

　　ISO標準描述的質量體係，要求供方應製定質量記錄的標識、收集
、編目、歸檔
、存貯、保管和處理程序，並貫徹執行。

 

　　定義：闡明所取得的結果或提供所完成活動證據的文件。

 

　　一、特點

 

　　1. 可操作性

 

　　指導操作性使用的一種文件，因而明確、具體
、實用。

 

　　2. 可檢查性

 

　　質量記錄反映操作者的實際操作活動，具有數量化和特征化，因而可以檢查和評價。

 

　　3. 可追溯性

 

　　要需要追蹤了解查明原因時對通過質量記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預防和糾正措施。

 

　　4. 可見證性

 

　　為wei企qi業ye進jin行xing內nei部bu或huo外wai部bu質zhi量liang體ti係xi審shen核he提ti供gong證zheng據ju
，它ta可ke以yi證zheng實shi是shi否fou已yi實shi施shi了le規gui定ding的de質zhi量liang體ti係xi要yao求qiu及ji實shi施shi的de程cheng度du。另ling外wai質zhi量liang記ji錄lu也ye可ke以yi反fan映ying對dui不bu合he格ge采cai取qu了le哪na些xie糾jiu正zheng措cuo施shi。

 

　　5. 係統性

 

　　記錄了整個質量活動的完整過程
，因而具有連續性
，也為管理者分析質量問題、質量發趨勢提供依據
，同時也為質量成本分析、統計技術的運用提供了依據。

 

　　二
、作用

 

　　記錄與文件的不同


，記錄可以提供產品、過程和質量管理體係符合要求及有效性運作的證據，具有可追溯性、證據並據此采取糾正和預防措施的作用。

 

　　（1）為質量活動及達到的結果提供客觀證據；

 

　　（2）為正確有效地控製和評價產品質量提供客觀證據；

 

　　（3）為評價質量體係的有效性提供客觀證據

；

 

　　（4）為采取預防和糾正措施提供重要依據；

 

　　（5）為評價和驗證質量活動提供信息

；

 

　　（6）質量手冊及質量體係程序文件的支持性文件。

 

　　控製內容：標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置。

 

　　三、記錄的設計和編製意義

 

　　1、記錄的充分性和必要性

 

　　記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全麵地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體係的運行狀態和結果。

 

　　為(wei)此(ci)，組(zu)織(zhi)既(ji)要(yao)從(cong)總(zong)體(ti)上(shang)評(ping)價(jia)記(ji)錄(lu)的(de)充(chong)分(fen)性(xing)

，力(li)求(qiu)使(shi)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)完(wan)整(zheng)，同(tong)時(shi)又(you)要(yao)對(dui)每(mei)一(yi)記(ji)錄(lu)的(de)必(bi)要(yao)性(xing)進(jin)行(xing)逐(zhu)一(yi)評(ping)審(shen)和(he)取(qu)舍(she)，要(yao)注(zhu)意(yi)並(bing)非(fei)記(ji)錄(lu)越(yue)多(duo)越(yue)好(hao)，正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)隻(zhi)選(xuan)擇(ze)那(na)些(xie)必(bi)要(yao)的(de)原(yuan)始(shi)數(shu)據(ju)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)。

 

　　2、記錄的真實性和準確性

 

　　真(zhen)實(shi)準(zhun)確(que)的(de)記(ji)載(zai)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)，才(cai)能(neng)為(wei)有(you)效(xiao)地(di)運(yun)行(xing)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)並(bing)實(shi)現(xian)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)提(ti)供(gong)可(ke)靠(kao)的(de)依(yi)據(ju)，因(yin)此(ci)
，在(zai)確(que)定(ding)記(ji)錄(lu)的(de)格(ge)式(shi)和(he)內(nei)容(rong)的(de)同(tong)時(shi)，應(ying)考(kao)慮(lv)使(shi)用(yong)者(zhe)填(tian)寫(xie)方(fang)便(bian)並(bing)保(bao)證(zheng)能(neng)夠(gou)在(zai)現(xian)有(you)條(tiao)件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)地(di)獲(huo)取(qu)所(suo)需(xu)的(de)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)。

 

　　填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。

 

　　3
、記錄的規範化和標準化

 

　　應盡量采用國際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)
，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)
，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)
，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)
，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)
，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。

 

　　對於同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂
，即使需要修改，也應規定一個統一的時間開始使用新表格。

 

　　4. 記錄的填寫要求和注意事項

 

　　（1）記錄用筆要求

 

　　記錄用筆可以用鋼筆

、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。

 

　　用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　（2）記錄的原始性

 

　　記錄要保持現場運作

，如實記錄
，這就是原始性。

 

　　原始就是最初的第一手的。

 

　　原始性就是當天的運作當天記
，當周的活動當周記。

 

　　做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。

 

　　記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和複印，更不可以在過程進行完後加以修飾和裝點。

 

　　（3）記錄的清晰準確

 

　　jilushizuoweichanmingzhiliangguanlitixisuoqudejieguohuotigongtixisuowanchenghuodongdezhengjudewenjianercehuashezhide，jishizhengju
，shouxianyaoshushi，yaozuodaoshushi
，jiuyaojiangguochengzuodaoweibingyunzuoshishijidezhengqueheqingxi，yuyanheyongzidouyaoguifan。

 

　　不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

 

　　（4）筆誤的處理

 

　　zaitianxiejiluchuxianbiwuhou
，buyaozaibiwuchuluanxieluanhua，shenzhituchengheisehuoyongxiuzhengyejiayiyangai，zhengquedechulibiwudefangfa
，shizaibiwudewenzihuoshujushang，yongyuanshiyongdebimohuayihengxian，zaizaibiwuchudeshangxingjianhuoxiaxingjiantianshangzhengquedewenziheshuzhi。

 

　　（5）空白欄目的填寫

 

　　有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內容可填。

 

　　怎麼處置呢
？

 

　　kongbailanmubunengbutian
，qitianxiedefangfashizaikongbaideshizhongweizhihuayihengxian，biaoshijiluzheyijingguanzhudaozheyilanmu，zhishiwuneirongketian，jiuyiyihengxiandaizhi，ruguozongxiangyoujixingjunwuneirongtianxie
，yikeyongyixiexiandaizhi。

 

　　（6）簽署要求

 

　　記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可
、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則
、權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian
，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen
，任ren何he簽qian署shu都dou應ying簽qian署shu全quan名ming
，同tong時shi盡jin可ke能neng的de清qing晰xi易yi辨bian
，不bu允yun許xu有you姓xing無wu名ming或huo有you名ming無wu姓xing情qing況kuang存cun在zai。

 

　　5. 填寫要求

 

　　（1）質zhi量liang記ji錄lu填tian寫xie要yao清qing楚chu
，字zi跡ji要yao清qing晰xi
，不bu得de使shi用yong鉛qian筆bi填tian寫xie，不bu得de隨sui意yi更geng改gai
，如ru質zhi量liang記ji錄lu因yin筆bi誤wu需xu更geng改gai，當dang事shi人ren應ying在zai更geng改gai處chu字zi上shang劃hua一yi橫heng線xian並bing更geng正zheng及ji簽qian名ming認ren可ke或huo備bei注zhu欄lan中zhong簽qian名ming認ren可ke。

 

　　（2）填寫質量記錄內容要求真實
、完整。

 

　　（3）記錄完畢後，責任人應簽名，簽名時須填寫全名。

 

　　（4）質量記錄的表格上所有須填的欄目，均應進行相應填寫，若有不適用的欄目應加劃斜線。

 

　　6. 記錄的管理和控製

 

　　（1）記錄的標識

 

　　應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。

 

　　標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號
、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

 

　　（2）記錄的貯存和保管

 

　　記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。

 

　　記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管製度，保管方式應便於檢索合存取，保管環境應適宜可靠，幹燥
、通風
，並有必要的架
、箱，應做到防潮

、防火、防蛀
、防止損壞、變質合丟失。

 

　　管guan以yi及ji路lu的de保bao存cun期qi限xian問wen題ti，如ru果guo外wai部bu沒mei有you要yao求qiu的de

，組zu織zhi可ke針zhen對dui不bu同tong產chan品pin的de特te點dian合he法fa規gui要yao求qiu做zuo出chu相xiang應ying規gui定ding，如ru果guo合he同tong對dui記ji錄lu提ti出chu要yao求qiu，則ze按an照zhao顧gu客ke的de要yao求qiu確que定ding保bao存cun期qi限xian。

 

　　一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

 

　　（3）記錄的檢索

 

　　一(yi)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)往(wang)往(wang)涉(she)及(ji)到(dao)多(duo)項(xiang)記(ji)錄(lu)的(de)內(nei)容(rong)和(he)表(biao)格(ge)，為(wei)了(le)避(bi)免(mian)漏(lou)項(xiang)，應(ying)當(dang)對(dui)記(ji)錄(lu)進(jin)行(xing)編(bian)目(mu)
，編(bian)目(mu)具(ju)有(you)引(yin)導(dao)和(he)路(lu)徑(jing)作(zuo)用(yong)
，可(ke)以(yi)便(bian)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)和(he)使(shi)用(yong)
，使(shi)查(zha)閱(yue)對(dui)該(gai)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)能(neng)有(you)一(yi)個(ge)整(zheng)體(ti)的(de)了(le)解(jie)。

 

　　對(dui)於(yu)一(yi)個(ge)項(xiang)目(mu)
，合(he)同(tong)或(huo)是(shi)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)後(hou)過(guo)程(cheng)，可(ke)以(yi)考(kao)慮(lv)建(jian)立(li)一(yi)個(ge)總(zong)編(bian)目(mu)
，按(an)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)的(de)進(jin)度(du)進(jin)行(xing)排(pai)列(lie)。對(dui)於(yu)記(ji)錄(lu)內(nei)容(rong)較(jiao)多(duo)
，質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)聯(lian)係(xi)複(fu)雜(za)的(de)記(ji)錄(lu)，也(ye)可(ke)設(she)置(zhi)分(fen)項(xiang)編(bian)目(mu)。記(ji)錄(lu)在(zai)歸(gui)檔(dang)前(qian)經(jing)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)驗(yan)收(shou)合(he)格(ge)後(hou)方(fang)可(ke)進(jin)行(xing)
，如(ru)果(guo)歸(gui)檔(dang)資(zi)料(liao)不(bu)全(quan)，負(fu)責(ze)歸(gui)檔(dang)驗(yan)收(shou)的(de)部(bu)門(men)有(you)權(quan)拒(ju)收(shou)。

 

　　記ji錄lu中zhong包bao含han了le大da量liang有you用yong的de體ti係xi運yun行xing證zheng據ju和he原yuan始shi信xin息xi，要yao發fa揮hui其qi作zuo用yong必bi須xu使shi用yong其qi便bian於yu有you關guan部bu門men和he員yuan工gong查zha找zhao
，記ji錄lu的de查zha閱yue納na入ru計ji算suan機ji管guan理li是shi比bi較jiao好hao的de做zuo法fa
，編bian製zhi電dian子zi索suo引yin，可ke以yi提ti高gao檢jian索suo和he查zha閱yue的de效xiao率lv。

 

　　（4）記錄的處置

 

　　超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。

 

　　記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，如實反映質量管理體係過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度
，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

 

　　7. 貯存要求

 

　　（1）質量記錄的貯存條件應可靠
、安全
、防止損壞、變質或丟失。

 

　　（2）質量記錄未經批準不得複印

、銷毀。

 

　　有關產品檢驗、實驗的質量記錄複印須蓋受控文件專用章
，並由文控中心登記
；其它部門質量記錄複印由本部門在質量記錄原件上注明分發份數和抄送部門。

 

　　（3）各部門歸檔管理的質量記錄應按月或在質量活動結束後收集分類、按編號順序裝訂成冊。

 

　　（4）借閱質量記錄須相關部門負責人同意後方可借閱，並按期歸還

 

　　8. 歸檔要求

 

　　（1）由品管部保管的質量記錄，在各質量活動結束之前交到品管部時按受控文件進行控製，在質量活動結束後交品管部存檔。

 

　　（2）由各部門歸檔管理的質量記錄，由各部門收集保管。

 

　　9. 銷毀

 

　　（1）質量記錄超過保存期時
，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經管理者代表審核

、中心領導批準後，由各科室在質管科監督下進行銷毀。

 

　　（2）如有某種原因需保留超過保存期的質量記錄，應整理成為質量檔案保存。

 

　　10. 質量記錄過程中常見的問題與對策

 

　　大多數企業都通過了質量認證，雖然說體係運行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。

 

　　buzhongshikexuechengxudezuoyong，pingjingyanbanshi，chanshengnifanxinli，renweijilushishufuzijideshengsuo，guanzhuduxiajiang，sixiangsongxie，zhexiedoushiqiyetongguorenzhenghoudetongbing。zhuyaobiaoxianwei：

 

　　在記錄過程中常見的問題

 

　　盲：記錄的設置、設計目的、功能不明
，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。

 

　　亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。

 

　　散：保存、管理分散
，未作統一的規定。

 

　　鬆：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏於檢查，達不到要求
，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

 

　　空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性
，法定性。

 

　　錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。

 

　　11. 質量記錄報表填寫注意事項

 

　　質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利於產品標識和可追溯性。

 

　　質量記錄填寫有以下事項需要注意：

 

　　（1）報表填寫必須完整

，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚
，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉
，特別是簽名欄的填寫
，要寫全名。

 

　　（2）記(ji)錄(lu)要(yao)求(qiu)準(zhun)確(que)清(qing)晰(xi)
，不(bu)得(de)潦(liao)草(cao)，更(geng)不(bu)得(de)隨(sui)便(bian)在(zai)記(ji)錄(lu)上(shang)亂(luan)塗(tu)亂(luan)畫(hua)
，記(ji)錄(lu)背(bei)麵(mian)也(ye)一(yi)樣(yang)

，特(te)別(bie)注(zhu)意(yi)的(de)是(shi)要(yao)檢(jian)查(zha)最(zui)後(hou)填(tian)寫(xie)的(de)清(qing)晰(xi)度(du)
，不(bu)清(qing)晰(xi)者(zhe)要(yao)進(jin)行(xing)重(zhong)填(tian)。

 

　　（3）記ji錄lu不bu得de隨sui便bian進jin行xing更geng改gai
，需xu要yao更geng改gai時shi正zheng確que的de做zuo法fa是shi先xian將jiang錯cuo誤wu的de地di方fang用yong一yi條tiao橫heng線xian劃hua掉diao，然ran後hou在zai旁pang邊bian寫xie上shang正zheng確que的de內nei容rong，同tong時shi在zai旁pang邊bian進jin行xing簽qian名ming，並bing寫xie上shang日ri期qi。

 

　　值得注意的是：

 

　　（1）如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

 

　　（2）簽名時要注意寫全名
，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理
、某先生、某小姐等。

 

　　（3）填寫日期時要寫全年月日

，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。

 

　　（4）不準使用塗改液
，也不能使用修正紙等
，不準用鉛筆填寫
，一般不準用紅色筆跡填寫
，尤其是簽名。

 

　　（5）記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2020年2月1日
；流水號的填製必須按固定的編號規則進行
，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2020年2月的第15份報表的流水號為20/02/015。