1、製訂采購計劃的目的

 

　　采購計劃是企業根據市場供求情況
、企業的生產經營能力和物料消耗規律等，對計劃期內物料和其他物品的采購管理活動所作的預見性安排和部署。

 

　　采購計劃主要是確定采購的數量
、時間和方式。

 

　　2、製訂采購計劃的作用

 

　　—維持生產經營的正常運行，避免供應中斷而影響產銷活動；

 

　　—避免物料儲存過多，占壓資金
；

 

　　—配合企業生產經營計劃的實現；

 

　　—使采購部門事先準備，選擇有利時機購入物料；

 

　　—確定物品耗用標準，以便控製物料采購數量及成本。

 

　　3
、製訂采購計劃的依據

 

　　（1）年度銷售計劃和生產計劃

 

　　銷售計劃和生產計劃是企業製訂采購計劃的主要參考依據；同時，銷售計劃製訂得是否科學、合理，將直接影響生產計劃和采購計劃的科學性及可行性。

 

　　（2）用料清單

 

　　BOM表biao由you研yan發fa部bu門men或huo產chan品pin設she計ji部bu門men擬ni定ding的de，在zai用yong料liao清qing單dan上shang列lie明ming各ge種zhong產chan品pin由you哪na些xie物wu料liao所suo製zhi造zao或huo組zu合he而er成cheng。根gen據ju用yong料liao清qing單dan可ke以yi精jing確que計ji算suan出chu每mei一yi種zhong產chan品pin的de製zhi造zao所suo需xu各ge種zhong物wu料liao的de確que切qie數shu量liang。用yong料liao清qing單dan所suo列lie的de耗hao用yong量liang，就jiu是shi通tong稱cheng的de標biao準zhun用yong量liang，可ke以yi將jiang其qi與yu實shi際ji用yong量liang比bi較jiao，作zuo為wei物wu料liao控kong製zhi的de依yi據ju。

 

　　（3）存量管製卡

 

　　如果物料有存貨，所購物料要與現有存貨狀況配合確定。具體來說，采購人員一般是根據用料清單中列出的物料需求數量
、現有存貨量

，並考慮采購的作業時間和安全存量水平
，計算出正確的采購數量
，然後才開具請購單。

 

　　（4）生產效率

 

　　生(sheng)產(chan)效(xiao)率(lv)的(de)高(gao)低(di)會(hui)使(shi)預(yu)計(ji)的(de)物(wu)料(liao)需(xu)求(qiu)量(liang)與(yu)實(shi)際(ji)的(de)耗(hao)用(yong)量(liang)之(zhi)間(jian)產(chan)生(sheng)誤(wu)差(cha)。生(sheng)產(chan)效(xiao)率(lv)提(ti)高(gao)，會(hui)導(dao)致(zhi)物(wu)料(liao)的(de)單(dan)位(wei)耗(hao)用(yong)量(liang)下(xia)降(jiang)
，從(cong)而(er)使(shi)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)中(zhong)的(de)采(cai)購(gou)數(shu)量(liang)超(chao)過(guo)生(sheng)產(chan)所(suo)需(xu)

；反之

，生產效率下降，會提高物料的單位耗用量，使采購計劃中的采購數量不足以滿足生產所需。故：生產效率發生變化時
，采購計劃必須隨之加以調整，避免發生物料短缺或過剩的現象。

 

　　4、采購計劃的編製

 

　　采購計劃的製訂主要包括兩部分內容：采購認證計劃的製訂和采購訂單計劃的製訂。具體流程可分為八個環節，即準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量

、製訂認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量
、製訂訂單計劃。

 

　　5
、采購數量的確定

 

　　（1）定期訂購法 - 每隔一個固定時間進行庫存盤點並訂貨，如每月、每季或每周訂購一次。這種方法適用於需要經常調整生產或采購數量的重要物料。

 

　　定期訂購法的特點是：采購周期固定；采購批量不固定。

 

　　采購批量=平均日需要量×采購周期+保險儲備量（安全庫存量）- 實際庫存量

 

　　（2）定量訂購法 -對庫存連續盤點，一旦庫存水平下降到預定的最低庫存數量（請購點）時，立即按固定的訂貨數量訂購補充的一種采購方法，也稱為請購點法。適用於品種數目少

，但占用資金大的物品的采購。

 

　　控製因素：請購點=平均日需要量×采購提前期+安全庫存量

 

　　2如何編製采購計劃

 

　　1、編製原材料采購計劃

 

　　第一步：收集生產計劃任務量信息

 

　　第二步：了解消耗定額

 

　　第三步：分析曆史資料數據

 

　　第四步：進行市場商情分析

 

　　第五步：形成原材料采購計劃

 

　　2
、編製設備采購計劃

 

　　第一步：確定設備采購需求

 

　　第二步：調查設備采購市場

 

　　第三步：選擇設備采購方式

 

　　第四步：填寫“設備采購計劃書”

 

　　第五步：提交設備采購申請

 

　　3
、分解采購計劃

 

　　采購人員可以根據年內生產進度安排
、資金情況和庫存變化，製訂相應的半年、季度或月度采購計劃。

 

　　4

、調整采購計劃

 

　　確定調整方式：采購人員可以根據企業內外部采購環境的變化或競爭對手競爭戰略的調整


，適時修改或調整采購計劃。

 

　　調整計劃內容：總量調整-采購人員根據需要，對原采購計劃中的采購預算金額或采購數量進行總量的調整。結構調整-采購人員根據需要
，對原采購計劃中的采購商品的品類、品種
、規格等進行的調整。

 

　　3訂單管理

 

　　1
、編製采購訂單

 

　　（1）明晰訂單內容：根據企業實際的生產經營需要及采購計劃要求，采購人員應定期編製采購訂單
，一般有月度采購訂單

、臨時采購訂單等。

 

　　月度采購訂單的內容：采購產品的名稱、品種、型號、規格
；訂貨總數量
、分期交貨數和訂單號；包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法

；訂單生效的條件和到倉爭端的處理等。

 

　　臨時采購訂單的內容：采購產品的名稱、品種、型號和規格；采購數量和要求、到倉時間等。

 

　　（2）製定采購訂單

 

　　第一步：編製訂單草案

 

　　第二步：上報主管審核

 

　　第三步：形成正式訂單

 

　　2、出具采購訂單

 

　　（1）發出采購訂單

 

　　采購人員在選擇供應商時應考慮以下3個方麵的因素：是否是長期供應商
，其信譽、產品品質如何？供應商的產品價格是否最適當

、最有市場競爭力
？供應商是否能夠保證準時交貨？

 

　　（2）確認采購訂單

 

　　采cai購gou人ren員yuan應ying通tong過guo電dian話hua溝gou通tong等deng方fang式shi及ji時shi向xiang供gong應ying商shang確que認ren其qi是shi否fou收shou到dao采cai購gou訂ding單dan。如ru果guo對dui方fang沒mei有you表biao示shi接jie受shou，則ze發fa出chu的de采cai購gou訂ding單dan並bing不bu能neng構gou成cheng一yi項xiang合he同tong，采cai購gou事shi項xiang無wu效xiao。另ling外wai，隻zhi有you當dang采cai購gou訂ding單dan被bei確que認ren接jie受shou之zhi後hou，采cai購gou方fang才cai能neng確que信xin供gong應ying商shang將jiang在zai約yue定ding的de日ri期qi發fa貨huo。

 

　　通常
，供應商接受了訂單的各項條件後，要向采購方的采購部門發出所謂的“接受函”以確認采購事項，並著手備貨，執行訂單。因此，采購人員在發出采購訂單後
，一定要與供應商及時溝通、確認。

 

　　（3）編製采購記錄

 

　　采購訂單確認接受後，采購人員應就同期所采購的貨品、物料編製采購記錄，填寫采購記錄表，以便在供應商交貨時對照采購訂單進行接貨檢驗。

 

　　3

、跟蹤采購訂單

 

　　采購的目的是為了及時取得符合企業生產經營要求的物料，所以采購人員必須要對訂單進行跟蹤
，促使供應商及時交貨。

 

　　訂單跟蹤就是采購人員對采購訂單執行的全部過程進行跟蹤檢查
，以保證采購訂單的正常履行
，其目的主要有3個：促進合同正常執行、滿足本企業生產經營的物料需求、保持合理的庫存水平。

 

　　（1）訂單執行前跟蹤

 

　　在(zai)采(cai)購(gou)過(guo)程(cheng)中(zhong)
，同(tong)一(yi)物(wu)料(liao)或(huo)貨(huo)品(pin)可(ke)能(neng)有(you)幾(ji)家(jia)供(gong)應(ying)商(shang)可(ke)供(gong)選(xuan)擇(ze)

，雖(sui)然(ran)每(mei)個(ge)供(gong)應(ying)商(shang)都(dou)有(you)分(fen)配(pei)比(bi)例(li)
，但(dan)是(shi)具(ju)體(ti)操(cao)作(zuo)時(shi)可(ke)能(neng)會(hui)遇(yu)到(dao)意(yi)想(xiang)不(bu)到(dao)的(de)情(qing)況(kuang)

，如(ru)供(gong)應(ying)商(shang)提(ti)出(chu)更(geng)改(gai)“認證合同條款”（包括價格
、質量、貨期等），yincicaigourenyuanzaidingdanfachuhouyingchongfenyugongyingshanggoutong，querenbencicaigoukegonghuodegongyingshang。dangran，ruguogongyingshangqueshinanyijieshoudingdan

，yebubiqiangrensuonan，keyizaicaigouhuanjinglilingwaixuanzeqitagongyingshang，biyaoshiyaoqiurenzhengrenyuanxiezhubanli。

 

　　（2）訂單執行過程跟蹤

 

　　供(gong)應(ying)商(shang)確(que)認(ren)采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)後(hou)，采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)便(bian)具(ju)有(you)了(le)法(fa)律(lv)效(xiao)力(li)
，所(suo)以(yi)采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)應(ying)全(quan)力(li)跟(gen)蹤(zong)，確(que)實(shi)需(xu)要(yao)變(bian)更(geng)時(shi)要(yao)征(zheng)得(de)供(gong)應(ying)商(shang)的(de)同(tong)意(yi)，雙(shuang)方(fang)協(xie)商(shang)解(jie)決(jue)。

 

　　（3）合同執行後跟蹤

 

　　4、訂單存檔管理

 

　　采購人員與供應商簽訂的合同
，出具的采購訂單及相關文件、資料要及時存檔備查。

 

　　重視存檔管理
，建檔管理的作用有3個方麵：

 

　　（1）每一采購項目分別建檔，以便於使用和查詢

；

 

　　（2）供gong應ying商shang的de曆li史shi表biao現xian數shu據ju對dui訂ding單dan下xia達da及ji合he同tong跟gen蹤zong具ju有you重zhong要yao的de參can考kao價jia值zhi，采cai購gou人ren員yuan應ying首shou先xian注zhu意yi供gong應ying商shang的de曆li史shi情qing況kuang，然ran後hou決jue定ding對dui其qi實shi施shi何he種zhong監jian督du方fang式shi；

 

　　（3）若供應商出現違約行為或發生糾紛需要訴諸法律解決時
，完備的資料是獲得勝訴的有力保證。

 

　　訂單存檔管理

 

　　建檔 - 訂單的建檔原則是需要的時候能夠方便快捷地找到。采購人員在建立訂單檔案時可采用以下兩種方式中的一種：①按照采購訂單編號順序建檔；②按照供應商名稱的字母順序建檔。

 

　　訂單存檔保管

 

　　采購人員應注意將采購訂單等各種經驗數據的分類保存工作做好，如做好防潮、防fang蟲chong等deng保bao管guan工gong作zuo。如ru果guo有you條tiao件jian，可ke采cai用yong計ji算suan機ji軟ruan件jian管guan理li係xi統tong對dui訂ding單dan進jin行xing管guan理li，同tong時shi將jiang相xiang關guan數shu據ju資zi料liao掃sao描miao後hou轉zhuan換huan成cheng電dian子zi版ban保bao存cun在zai電dian腦nao中zhong
，以yi便bian隨sui時shi查zha閱yue。

 

　　四、訂單異常處理

 

　　1、交期異常處理

 

　　采購人員需在下單後及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進度，並與供應商聯絡
，及時獲知交期異常情況；

 

　　采購人員得知異常後

，應及時向經理和請購部門反饋信息，以便及時進行補救或調整；

 

　　采購人員需要采取積極措施盡量挽回損失，采用跟催法催交貨物
，也可依具體情況變更采購訂單或替換供應商
；

 

　　采購部應積極聯絡相關部門評估損失費用
，並視情況向供應商索賠。

 

　　2
、品質異常處理

 

　　供gong應ying商shang發fa現xian品pin質zhi異yi常chang且qie無wu法fa自zi行xing解jie決jue時shi，應ying以yi書shu麵mian形xing式shi將jiang問wen題ti反fan饋kui給gei采cai購gou人ren員yuan。采cai購gou人ren員yuan要yao及ji時shi將jiang問wen題ti反fan饋kui給gei采cai購gou部bu經jing理li
，請qing示shi解jie決jue辦ban法fa；

 

　　采購部和請購部門協商解決是否進行特采，必要時由采購人員召集請購部門到供應商生產現場協商解決異常
；

 

　　如因品質問題返工或拒收而影響本公司正常生產的，采購部應組織相關部門評估損失費用，並視情況向供應商索賠。

 

　　3、下單異常處理

 

　　采購人員如發現訂單等單據沒有及時發出，應立即聯係下單人員
；

 

　　如ru發fa生sheng采cai購gou部bu下xia錯cuo訂ding單dan的de情qing況kuang，采cai購gou人ren員yuan應ying與yu供gong應ying商shang協xie商shang能neng否fou撤che單dan
，盡jin可ke能neng避bi免mian呆dai廢fei料liao，同tong時shi下xia達da正zheng確que的de訂ding單dan。如ru不bu能neng撤che單dan，采cai購gou部bu門men應ying與yu相xiang關guan部bu門men溝gou通tong能neng否fou將jiang問wen題ti訂ding單dan內nei部bu消xiao化hua；

 

　　如果訂單不能撤銷也不能內部消化，則應由責任部門承擔損失費用，並按照企業相關規章製度對責任部門進行處罰。

 

　　4
、突發異常處理

 

　　發生重大的事故或自然災害而造成供應商短期內無法恢複生產以及發生突發事故造成原料嚴重短缺的情況

，屬於突發異常；

 

　　出現突發異常時

，采購人員應及時向采購部經理彙報，並通過多種渠道了解市場行情，力求減少損失
；

 

　　突發異常影響正常生產時，采購人員應向請購部門確認是否可以通過高價調撥或采用其他減少公司損失的方式進行處理。