手機版
記錄是一個公司的管理水平的體現，如果能夠做好記錄，不僅可以規範管理，同時能更加促進管理水平的提高！
一、記錄過程中常見的問題與對策
記(ji)錄(lu)是(shi)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)一(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。所(suo)謂(wei)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)主(zhu)要(yao)針(zhen)對(dui)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)過(guo)程(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)則(ze)是(shi)指(zhi)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)效(xiao)果(guo)和(he)產(chan)品(pin)滿(man)足(zu)質(zhi)量(liang)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)度(du)。根(gen)據(ju)記(ji)錄(lu)的(de)上(shang)述(shu)特(te)性(xing)，記(ji)錄(lu)在(zai)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)中(zhong)發(fa)揮(hui)著(zhe)重(zhong)要(yao)的(de)作(zuo)用(yong)。
01
（1）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。（例如：我們在填寫質量報表時，本來該真實記錄的而為了應付檢查而進行更改）
（2）亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
（3）散：保存、管理分散，未作統一的規定。
（4）鬆：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏於檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。
（5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
（6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。（例如：豉油 “豉”字寫成了“鼓”字〈錯別字〉。）
02
（1）記錄的充分性和必要性：jiluzuoweijichuxingheyijuxingwenjian，yingjinkenengquanmiandifanyingchanpinzhiliangxingchengdeguochenghejieguoyijizhiliangguanlitixideyunxingzhuangtaihejieguo。weici，zuzhijiyaocongzongtishangpingjiajiludechongfenxing，liqiushiyuanshijiluwanzheng，tongshiyouyaoduimeiyijiludebiyaoxingjinxingzhuyipingshenhequshe，yaozhuyibingfeijiluyueduoyuehao，zhengquedezuofashizhixuanzenaxiebiyaodeyuanshishujuzuoweijilu。
（2）記錄的真實性和準確性：真zhen實shi準zhun確que的de記ji載zai質zhi量liang信xin息xi，才cai能neng為wei有you效xiao地di運yun行xing組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi並bing實shi現xian持chi續xu改gai進jin提ti供gong可ke靠kao的de依yi據ju，因yin此ci，在zai確que定ding記ji錄lu的de格ge式shi和he內nei容rong的de同tong時shi，應ying考kao慮lv使shi用yong者zhe填tian寫xie方fang便bian並bing保bao證zheng能neng夠gou在zai現xian有you條tiao件jian下xia準zhun確que地di獲huo取qu所suo需xu的de質zhi量liang信xin息xi。填tian寫xie記ji錄lu應ying實shi事shi求qiu是shi、嚴肅認真。
（3）記錄的規範化和標準化：應盡量采用國際、國guo內nei或huo行xing業ye標biao準zhun，參can考kao先xian進jin組zu織zhi的de成cheng功gong經jing驗yan以yi使shi記ji錄lu更geng加jia規gui範fan化hua和he標biao準zhun化hua，在zai建jian立li質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng中zhong，應ying當dang對dui現xian行xing的de進jin行xing清qing理li，廢fei立li多duo餘yu的de記ji錄lu，修xiu改gai不bu適shi用yong的de記ji錄lu，沿yan用yong有you價jia值zhi的de並bing增zeng補bu必bi需xu的de，應ying使shi用yong適shi當dang的de表biao格ge或huo圖tu表biao格ge式shi加jia以yi規gui定ding，按an要yao求qiu統tong一yi編bian號hao，使shi各ge項xiang活huo動dong的de記ji錄lu更geng加jia係xi統tong和he協xie調tiao，實shi現xian記ji錄lu的de標biao準zhun化hua管guan理li。對dui於yu同tong一yi種zhong活huo動dong的de記ji錄lu格ge式shi應ying當dang是shi固gu定ding的de，不bu能neng隨sui意yi變bian更geng，造zao成cheng混hun亂luan，即ji使shi需xu要yao修xiu改gai，也ye應ying規gui定ding一yi個ge統tong一yi的de時shi間jian開kai始shi使shi用yong新xin表biao格ge。
03
（1）記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
（2）記錄的原始性：記(ji)錄(lu)要(yao)保(bao)持(chi)現(xian)場(chang)運(yun)作(zuo)，如(ru)實(shi)記(ji)錄(lu)，這(zhe)就(jiu)是(shi)原(yuan)始(shi)性(xing)。原(yuan)始(shi)就(jiu)是(shi)最(zui)初(chu)的(de)第(di)一(yi)手(shou)的(de)。原(yuan)始(shi)性(xing)就(jiu)是(shi)當(dang)天(tian)的(de)運(yun)作(zuo)當(dang)天(tian)記(ji)，當(dang)周(zhou)的(de)活(huo)動(dong)當(dang)周(zhou)記(ji)。做(zuo)到(dao)及(ji)時(shi)和(he)真(zhen)實(shi)，不(bu)允(yun)許(xu)添(tian)加(jia)點(dian)滴(di)水(shui)分(fen)，使(shi)記(ji)錄(lu)真(zhen)實(shi)可(ke)靠(kao)。記(ji)錄(lu)保(bao)持(chi)其(qi)原(yuan)始(shi)性(xing)，不(bu)可(ke)以(yi)重(zhong)新(xin)抄(chao)寫(xie)和(he)複(fu)印(yin)，更(geng)不(bu)可(ke)以(yi)在(zai)過(guo)程(cheng)進(jin)行(xing)完(wan)後(hou)加(jia)以(yi)修(xiu)飾(shi)和(he)裝(zhuang)點(dian)。
（3）記錄的清晰準確：jilushizuoweichanmingzhiliangguanlitixisuoqudejieguohuotigongtixisuowanchenghuodongdezhengjudewenjianercehuashezhide，jishizhengju，shouxianyaoshushi，yaozuodaoshushi，jiuyaojiangguochengzuodaoweibingyunzuoshishijidezhengqueheqingxi，yuyanheyongzidouyaoguifan。budanshizijinengkanqingchu，yenengshibierendoukanqingchu。
（4）筆誤的處理：在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。
（5）空白欄目的填寫：有you些xie記ji錄lu在zai運yun作zuo的de情qing況kuang下xia所suo有you的de欄lan目mu無wu內nei容rong可ke填tian。怎zen麼me處chu置zhi呢ne？空kong白bai欄lan目mu不bu能neng不bu填tian，其qi填tian寫xie的de方fang法fa是shi在zai空kong白bai的de適shi中zhong位wei置zhi畫hua一yi橫heng線xian，表biao示shi記ji錄lu者zhe已yi經jing關guan注zhu到dao這zhe一yi欄lan目mu，隻zhi是shi無wu內nei容rong可ke填tian，就jiu以yi一yi橫heng線xian代dai之zhi，如ru果guo縱zong向xiang有you幾ji行xing均jun無wu內nei容rong填tian寫xie，亦yi可ke用yong一yi斜xie線xian代dai之zhi。
（6）簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen，任ren何he簽qian署shu都dou應ying簽qian署shu全quan名ming，同tong時shi盡jin可ke能neng的de清qing晰xi易yi辨bian，不bu允yun許xu有you姓xing無wu名ming或huo有you名ming無wu姓xing情qing況kuang存cun在zai。
04
（1）記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
（2）記錄的貯存和保管：記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)合(he)存(cun)取(qu)，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)、通風，並有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、bianzhihediushi。guanyijiludebaocunqixianwenti，ruguowaibumeiyouyaoqiude，zuzhikezhenduibutongchanpindetedianhefaguiyaoqiuzuochuxiangyingguiding，ruguohetongduijilutichuyaoqiu，zeanzhaogukedeyaoqiuquedingbaocunqixian。yibanqingkuangxia，jiludebaocunqixianwei2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
（3）記錄的檢索：一yi項xiang質zhi量liang活huo動dong往wang往wang涉she及ji到dao多duo項xiang記ji錄lu的de內nei容rong和he表biao格ge，為wei了le避bi免mian漏lou項xiang，應ying當dang對dui記ji錄lu進jin行xing編bian目mu，編bian目mu具ju有you引yin導dao和he路lu徑jing作zuo用yong，可ke以yi便bian於yu記ji錄lu的de查zha閱yue和he使shi用yong，使shi查zha閱yue對dui該gai項xiang質zhi量liang活huo動dong的de記ji錄lu能neng有you一yi個ge整zheng體ti的de了le解jie。對dui於yu一yi個ge項xiang目mu，合he同tong或huo是shi產chan品pin實shi現xian後hou過guo程cheng，可ke以yi考kao慮lv建jian立li一yi個ge總zong編bian目mu，按an產chan品pin實shi現xian的de進jin度du進jin行xing排pai列lie。對dui於yu記ji錄lu內nei容rong較jiao多duo，質zhi量liang活huo動dong聯lian係xi複fu雜za的de記ji錄lu，也ye可ke設she置zhi分fen項xiang編bian目mu。記ji錄lu在zai歸gui檔dang前qian經jing主zhu管guan部bu門men驗yan收shou合he格ge後hou方fang可ke進jin行xing，如ru果guo歸gui檔dang資zi料liao不bu全quan，負fu責ze歸gui檔dang驗yan收shou的de部bu門men有you權quan拒ju收shou。記ji錄lu中zhong包bao含han了le大da量liang有you用yong的de體ti係xi運yun行xing證zheng據ju和he原yuan始shi信xin息xi，要yao發fa揮hui其qi作zuo用yong必bi須xu使shi用yong其qi便bian於yu有you關guan部bu門men和he員yuan工gong查zha找zhao，記ji錄lu的de查zha閱yue納na入ru計ji算suan機ji管guan理li是shi比bi較jiao好hao的de做zuo法fa，編bian製zhi電dian子zi索suo引yin，可ke以yi提ti高gao檢jian索suo和he查zha閱yue的de效xiao率lv。
（4）記錄的處置：超(chao)過(guo)規(gui)定(ding)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)的(de)記(ji)錄(lu)，應(ying)統(tong)一(yi)進(jin)行(xing)處(chu)理(li)，重(zhong)要(yao)的(de)含(han)有(you)保(bao)密(mi)內(nei)容(rong)的(de)記(ji)錄(lu)須(xu)保(bao)留(liu)銷(xiao)毀(hui)記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必(bi)須(xu)如(ru)實(shi)記(ji)載(zai)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)最(zui)終(zhong)狀(zhuang)態(tai)，如(ru)實(shi)反(fan)映(ying)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。
二、質量記錄報表填寫注意事項
質(zhi)量(liang)記(ji)錄(lu)用(yong)於(yu)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)，是(shi)企(qi)業(ye)質(zhi)量(liang)保(bao)證(zheng)的(de)客(ke)觀(guan)依(yi)據(ju)，為(wei)采(cai)取(qu)糾(jiu)正(zheng)和(he)預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)提(ti)供(gong)依(yi)據(ju)，有(you)利(li)於(yu)產(chan)品(pin)標(biao)識(shi)和(he)可(ke)追(zhui)溯(su)性(xing)。質(zhi)量(liang)記(ji)錄(lu)填(tian)寫(xie)有(you)以(yi)下(xia)事(shi)項(xiang)需(xu)要(yao)注(zhu)意(yi)：
1、報表填寫必須完整，盡可能詳細（可按照“6W2H”的表述方式進行描述），對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；
2、jiluyaoqiuzhunqueqingxi，budeliaocao，gengbudesuibianzaijilushangluantuluanhua，jilubeimianyeyiyang，tebiezhuyideshiyaojianzhazuihoutianxiedeqingxidu，buqingxizheyaojinxingzhongtian；
3、記(ji)錄(lu)不(bu)得(de)隨(sui)便(bian)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)，需(xu)要(yao)更(geng)改(gai)時(shi)正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)先(xian)將(jiang)錯(cuo)誤(wu)的(de)地(di)方(fang)用(yong)一(yi)條(tiao)橫(heng)線(xian)劃(hua)掉(diao)，然(ran)後(hou)在(zai)旁(pang)邊(bian)寫(xie)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)內(nei)容(rong)，同(tong)時(shi)在(zai)旁(pang)邊(bian)進(jin)行(xing)簽(qian)名(ming)，並(bing)寫(xie)上(shang)日(ri)期(qi)。值(zhi)得(de)注(zhu)意(yi)的(de)是(shi)：
（1）如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉，如：將9002該為9001時，應為9002而不是9002。
（2）簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。
（3）填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
4、不準使用塗改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名；
5、記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2004年2月1日；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。
