記ji錄lu是shi記ji載zai過guo程cheng狀zhuang態tai和he過guo程cheng結jie果guo的de文wen件jian
，是shi質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian的de一yi個ge重zhong要yao組zu成cheng部bu分fen。所suo謂wei過guo程cheng狀zhuang態tai主zhu要yao針zhen對dui產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he體ti係xi的de運yun行xing過guo程cheng，而er過guo程cheng結jie果guo則ze是shi指zhi體ti係xi運yun行xing效xiao果guo和he產chan品pin滿man足zu質zhi量liang要yao求qiu的de程cheng度du。根gen據ju記ji錄lu的de上shang述shu特te性xing，記ji錄lu在zai組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi中zhong發fa揮hui著zhe重zhong要yao的de作zuo用yong。

記錄過程中常見問題

一、質量記錄如何填寫？

（1） 盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理
、改進所用，而是為了應付檢查。

（2） 亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮

，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。

（3） 散：保存、管理分散，未作統一的規定。

（4） 鬆：記錄填寫、傳遞
、保管不嚴
，日常疏於檢查，達不到要求

，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

（5） 空：該填不填
，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。

（6） 錯：寫錯別字

，語言表達不清，填寫錯誤。

二


、記錄的設計和編製意義

1.記錄的充分性和必要性：

記(ji)錄(lu)作(zuo)為(wei)基(ji)礎(chu)性(xing)和(he)依(yi)據(ju)性(xing)文(wen)件(jian)，應(ying)盡(jin)可(ke)能(neng)全(quan)麵(mian)地(di)反(fan)映(ying)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)形(xing)成(cheng)的(de)過(guo)程(cheng)和(he)結(jie)果(guo)以(yi)及(ji)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)狀(zhuang)態(tai)和(he)結(jie)果(guo)。為(wei)此(ci)，組(zu)織(zhi)既(ji)要(yao)從(cong)總(zong)體(ti)上(shang)評(ping)價(jia)記(ji)錄(lu)的(de)充(chong)分(fen)性(xing)

，力(li)求(qiu)使(shi)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)完(wan)整(zheng)，同(tong)時(shi)又(you)要(yao)對(dui)每(mei)一(yi)記(ji)錄(lu)的(de)必(bi)要(yao)性(xing)進(jin)行(xing)逐(zhu)一(yi)評(ping)審(shen)和(he)取(qu)舍(she)，要(yao)注(zhu)意(yi)並(bing)非(fei)記(ji)錄(lu)越(yue)多(duo)越(yue)好(hao)，正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)隻(zhi)選(xuan)擇(ze)那(na)些(xie)必(bi)要(yao)的(de)原(yuan)始(shi)數(shu)據(ju)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)。

2.記錄的真實性和準確性：

zhenshizhunquedejizaizhiliangxinxi

，cainengweiyouxiaodiyunxingzuzhidezhiliangguanlitixibingshixianchixugaijintigongkekaodeyiju，yinci，zaiquedingjiludegeshiheneirongdetongshi，yingkaolvshiyongzhetianxiefangbianbingbaozhengnenggouzaixianyoutiaojianxiazhunquedihuoqusuoxudezhiliangxinxi。tianxiejiluyingshishiqiushi、嚴肅認真。

3.記錄的規範化和標準化：

應盡量采用國際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)

，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)
，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)
，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。對(dui)於(yu)同(tong)一(yi)種(zhong)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)格(ge)式(shi)應(ying)當(dang)是(shi)固(gu)定(ding)的(de)

，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)變(bian)更(geng)，造(zao)成(cheng)混(hun)亂(luan)，即(ji)使(shi)需(xu)要(yao)修(xiu)改(gai)
，也(ye)應(ying)規(gui)定(ding)一(yi)個(ge)統(tong)一(yi)的(de)時(shi)間(jian)開(kai)始(shi)使(shi)用(yong)新(xin)表(biao)格(ge)。

三、記錄的填寫要求

1.記錄用筆要求：

記錄用筆可以用鋼筆
、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

2.記錄的原始性：

記ji錄lu要yao保bao持chi現xian場chang運yun作zuo，如ru實shi記ji錄lu，這zhe就jiu是shi原yuan始shi性xing。原yuan始shi就jiu是shi最zui初chu的de第di一yi手shou的de。原yuan始shi性xing就jiu是shi當dang天tian的de運yun作zuo當dang天tian記ji
，當dang周zhou的de活huo動dong當dang周zhou記ji。做zuo到dao及ji時shi和he真zhen實shi
，不bu允yun許xu添tian加jia點dian滴di水shui分fen，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。記ji錄lu保bao持chi其qi原yuan始shi性xing，不bu可ke以yi重zhong新xin抄chao寫xie和he複fu印yin，更geng不bu可ke以yi在zai過guo程cheng進jin行xing完wan後hou加jia以yi修xiu飾shi和he裝zhuang點dian。

3.記錄的清晰準確：

記(ji)錄(lu)是(shi)作(zuo)為(wei)闡(chan)明(ming)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)所(suo)取(qu)得(de)結(jie)果(guo)或(huo)提(ti)供(gong)體(ti)係(xi)所(suo)完(wan)成(cheng)活(huo)動(dong)的(de)證(zheng)據(ju)的(de)文(wen)件(jian)而(er)策(ce)劃(hua)設(she)置(zhi)的(de)
，即(ji)是(shi)證(zheng)據(ju)，首(shou)先(xian)要(yao)屬(shu)實(shi)，要(yao)做(zuo)到(dao)屬(shu)實(shi)
，就(jiu)要(yao)將(jiang)過(guo)程(cheng)做(zuo)到(dao)位(wei)並(bing)運(yun)作(zuo)事(shi)實(shi)記(ji)得(de)正(zheng)確(que)和(he)清(qing)晰(xi)，語(yu)言(yan)和(he)用(yong)字(zi)都(dou)要(yao)規(gui)範(fan)。不(bu)但(dan)使(shi)自(zi)己(ji)能(neng)看(kan)清(qing)楚(chu)，也(ye)能(neng)使(shi)別(bie)人(ren)都(dou)看(kan)清(qing)楚(chu)。

4.筆誤的處理：

在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)
，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。

5.空白欄目的填寫：

有you些xie記ji錄lu在zai運yun作zuo的de情qing況kuang下xia所suo有you的de欄lan目mu無wu內nei容rong可ke填tian。怎zen麼me處chu置zhi呢ne？空kong白bai欄lan目mu不bu能neng不bu填tian，其qi填tian寫xie的de方fang法fa是shi在zai空kong白bai的de適shi中zhong位wei置zhi畫hua一yi橫heng線xian，表biao示shi記ji錄lu者zhe已yi經jing關guan注zhu到dao這zhe一yi欄lan目mu，隻zhi是shi無wu內nei容rong可ke填tian，就jiu以yi一yi橫heng線xian代dai之zhi
，如ru果guo縱zong向xiang有you幾ji行xing均jun無wu內nei容rong填tian寫xie，亦yi可ke用yong一yi斜xie線xian代dai之zhi。

6.簽署要求：

記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可、審定
、批準等簽署，這些簽署都是這原則

、權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen，任ren何he簽qian署shu都dou應ying簽qian署shu全quan名ming
，同tong時shi盡jin可ke能neng的de清qing晰xi易yi辨bian，不bu允yun許xu有you姓xing無wu名ming或huo有you名ming無wu姓xing情qing況kuang存cun在zai。

四、記錄的管理和控製

1.記錄的標識：

應具有唯一性標識
，為了便於歸檔和檢索
，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號
、頁號
、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

2.記錄的貯存和保管：

jiluyingdanganzhaodanganyaoqiulijuanzhucunhebaoguan。jiludebaoguanyouzhuanrenhuozhuanmendezhuguanbumenfuze，yingjianlibiyaodebaoguanzhidu
，baoguanfangshiyingbianyujiansuohecunqu
，baoguanhuanjingyingshiyikekao
，ganzao
、通風
，並有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞
、bianzhihediushi。guanyijiludebaocunqixianwenti，ruguowaibumeiyouyaoqiude，zuzhikezhenduibutongchanpindetedianhefaguiyaoqiuzuochuxiangyingguiding
，ruguohetongduijilutichuyaoqiu，zeanzhaogukedeyaoqiuquedingbaocunqixian。yibanqingkuangxia，jiludebaocunqixianwei2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

3.記錄的檢索：

一yi項xiang質zhi量liang活huo動dong往wang往wang涉she及ji到dao多duo項xiang記ji錄lu的de內nei容rong和he表biao格ge，為wei了le避bi免mian漏lou項xiang
，應ying當dang對dui記ji錄lu進jin行xing編bian目mu
，編bian目mu具ju有you引yin導dao和he路lu徑jing作zuo用yong，可ke以yi便bian於yu記ji錄lu的de查zha閱yue和he使shi用yong，使shi查zha閱yue對dui該gai項xiang質zhi量liang活huo動dong的de記ji錄lu能neng有you一yi個ge整zheng體ti的de了le解jie。對dui於yu一yi個ge項xiang目mu，合he同tong或huo是shi產chan品pin實shi現xian後hou過guo程cheng

，可ke以yi考kao慮lv建jian立li一yi個ge總zong編bian目mu

，按an產chan品pin實shi現xian的de進jin度du進jin行xing排pai列lie。

對dui於yu記ji錄lu內nei容rong較jiao多duo，質zhi量liang活huo動dong聯lian係xi複fu雜za的de記ji錄lu

，也ye可ke設she置zhi分fen項xiang編bian目mu。記ji錄lu在zai歸gui檔dang前qian經jing主zhu管guan部bu門men驗yan收shou合he格ge後hou方fang可ke進jin行xing，如ru果guo歸gui檔dang資zi料liao不bu全quan
，負fu責ze歸gui檔dang驗yan收shou的de部bu門men有you權quan拒ju收shou。記ji錄lu中zhong包bao含han了le大da量liang有you用yong的de體ti係xi運yun行xing證zheng據ju和he原yuan始shi信xin息xi，要yao發fa揮hui其qi作zuo用yong必bi須xu使shi用yong其qi便bian於yu有you關guan部bu門men和he員yuan工gong查zha找zhao，記ji錄lu的de查zha閱yue納na入ru計ji算suan機ji管guan理li是shi比bi較jiao好hao的de做zuo法fa

，編bian製zhi電dian子zi索suo引yin
，可ke以yi提ti高gao檢jian索suo和he查zha閱yue的de效xiao率lv。

4.記錄的處置：

超(chao)過(guo)規(gui)定(ding)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)的(de)記(ji)錄(lu)
，應(ying)統(tong)一(yi)進(jin)行(xing)處(chu)理(li)，重(zhong)要(yao)的(de)含(han)有(you)保(bao)密(mi)內(nei)容(rong)的(de)記(ji)錄(lu)須(xu)保(bao)留(liu)銷(xiao)毀(hui)記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必(bi)須(xu)如(ru)實(shi)記(ji)載(zai)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)最(zui)終(zhong)狀(zhuang)態(tai)
，如(ru)實(shi)反(fan)映(ying)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)、過程和活動的運行狀況和結果
，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度
，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

五、質量記錄報表填寫注意事項

質量記錄用於記載過程狀態和過程結果
，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據
，有利於產品標識和可追溯性。

質量記錄填寫有以下事項需要注意：

1．報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚
，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

2．jiluyaoqiuzhunqueqingxi，budeliaocao
，gengbudesuibianzaijilushangluantuluanhua，jilubeimianyeyiyang，tebiezhuyideshiyaojianzhazuihoutianxiedeqingxidu，buqingxizheyaojinxingzhongtian。

3．jilubudesuibianjinxinggenggai，xuyaogenggaishizhengquedezuofashixianjiangcuowudedifangyongyitiaohengxianhuadiao，ranhouzaipangbianxieshangzhengquedeneirong，tongshizaipangbianjinxingqianming
，bingxieshangriqi。zhidezhuyideshi：

（1） 如是數字錯誤
，應將整個數字劃掉
，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理
、某先生、某小姐等。

（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1
、2004.2.1等。

4．不準使用塗改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫
，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5．記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2004年2月1日；流水號的填製必須按固定的編號規則進行

，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。