一、質量管理體係文件主要有五種類型

 

　　質量方針和目標、質量手冊、程序文件、工作文件和質量記錄

 

　　1、質量方針和質量目標

 

　　質量方針是由公司的最高管理者正式發布的該組織總的質量宗旨和方向。

 

　　質量目標是指在質量方麵所追求的目的。

 

　　質(zhi)量(liang)方(fang)針(zhen)應(ying)與(yu)組(zu)織(zhi)的(de)總(zong)方(fang)針(zhen)相(xiang)一(yi)致(zhi)，並(bing)為(wei)製(zhi)定(ding)質(zhi)量(liang)目(mu)標(biao)提(ti)供(gong)框(kuang)架(jia)，質(zhi)量(liang)目(mu)標(biao)通(tong)常(chang)依(yi)據(ju)質(zhi)量(liang)方(fang)針(zhen)製(zhi)定(ding)，質(zhi)量(liang)方(fang)針(zhen)和(he)質(zhi)量(liang)目(mu)標(biao)均(jun)應(ying)形(xing)成(cheng)文(wen)件(jian)並(bing)頒(ban)布(bu)實(shi)施(shi)。

 

　　2、質量手冊

 

　　質量手冊是闡明一個公司的質量方針，並描述其質量管理體係的綱領性文件。

 

　　質量手冊必要覆蓋標準要求，即對每一個條款都作出公司如何遵循的描述。

 

　　3
、程序文件

 

　　程序文件是指把為完成某項質量活動而規定的順序、內容和方法寫成書麵材料並正式頒布而形成的文件
，是質量手冊的支持性文件。

 

　　一般來說，質量手冊對質量管理體係的描述是綱領性、原yuan則ze性xing的de，不bu涉she及ji工gong作zuo上shang的de具ju體ti細xi節jie
，而er程cheng序xu文wen件jian則ze要yao細xi致zhi得de多duo，是shi直zhi接jie針zhen對dui某mou個ge部bu門men的de，是shi各ge部bu門men質zhi量liang活huo動dong的de具ju體ti要yao求qiu，不bu僅jin要yao說shuo明ming應ying該gai做zuo什shen麼me，還hai應ying提ti出chu怎zen樣yang做zuo
，由you誰shui做zuo，如ru何he控kong製zhi和he記ji錄lu，產chan生sheng什shen麼me報bao告gao或huo文wen件jian等deng要yao求qiu。

 

　　程序文件的內容必須同質量手冊的規定要求相一致，同時應簡練、準確，具有很強的可操作性要求。

 

　　4、工作文件

 

　　工作文件是針對個人或崗位編製最具體的操作性文件
，包括作業指導書、崗位責任書
、檢驗指導書等，都是針對操作者或崗位編製的。

 

　　（1）作業指導書：是操作工藝規程的細化
，對各道工序各項作業為操作者提供長詳細的指導。

 

　　（2）崗位責任書：是闡明各個崗位的目的要求，工作內容和範圍，責任和權力，工作步驟與方法。

 

　　（3）檢驗指導書：是具體指導檢驗員如何抽樣，如何判定產品的合格與不合格等。

 

　　5、質量記錄

 

　　質量記錄是為已完成的活動或達到的結果，提供客觀證據的文件。

 

　　質量記錄記載了質量管理體係運行過程，便於查找問題的出處及責任者，分析出現問題的原則，為質量改進提供基礎數據。

 

　　因此，質量記錄是基礎性
、鑒證性的質量文件，要保證其客觀真實，也要注意及時整理歸檔，便於查閱
，並要保留一定時間（至少有3個月以上記錄）。

 

二、質量管理體係文件的層次結構

 

　　質量管理體係五個文件的性質、使用對象
、作用是不同的。

 

　　第一層次質量方針和質量目標
，是總的方向和目的。

 

　　第二層次為質量手冊
，是綱領性文件。

 

　　第di三san層ceng是shi程cheng序xu文wen件jian

，是shi針zhen對dui各ge個ge職zhi能neng部bu門men的de
，是shi質zhi量liang手shou冊ce的de支zhi持chi性xing文wen件jian，同tong時shi又you受shou到dao工gong作zuo文wen件jian的de支zhi持chi，起qi到dao承cheng上shang啟qi下xia的de作zuo用yong。同tong時shi，各ge部bu門men間jian的de橫heng向xiang聯lian係xi和he接jie口kou，主zhu要yao也ye是shi在zai程cheng序xu文wen件jian中zhong予yu以yi規gui定ding。所suo以yi
，程cheng序xu文wen件jian又you具ju有you橫heng向xiang協xie調tiao的de作zuo用yong。在zai質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian中zhong，程cheng序xu文wen件jian編bian製zhi的de工gong作zuo量liang較jiao大da，也ye較jiao容rong易yi出chu問wen題ti，編bian得de好hao對dui提ti高gao企qi業ye管guan理li水shui平ping作zuo用yong顯xian著zhu。

 

　　第四層次為工作文件
，都是對具體工作的指導或規定。這類文件數目最多，是最基礎的文件。

 

　　第五層次為質量記錄
，是全公司各項質量活動的結果形成質量記錄。

 

三、質量管理體係文件的編寫總體要求

 

　　1、整體性

 

　　必須注意所有文件是一個有機整體
，應注意整體，不能因為某個局部或部門的優化而破壞整體的功能。

 

　　2、層次性

 

　　各類文件的地位、作(zuo)用(yong)是(shi)不(bu)同(tong)的(de)，處(chu)於(yu)不(bu)同(tong)的(de)層(ceng)次(ci)上(shang)。每(mei)類(lei)文(wen)件(jian)除(chu)了(le)重(zhong)視(shi)各(ge)層(ceng)次(ci)間(jian)的(de)銜(xian)接(jie)外(wai)，主(zhu)要(yao)是(shi)解(jie)決(jue)本(ben)層(ceng)次(ci)的(de)問(wen)題(ti)。比(bi)如(ru)，質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)是(shi)處(chu)於(yu)最(zui)高(gao)層(ceng)次(ci)的(de)綱(gang)領(ling)性(xing)文(wen)件(jian)
，不(bu)涉(she)及(ji)純(chun)技(ji)術(shu)性(xing)的(de)細(xi)節(jie)；工作文件則是最基礎的操作性文件，要求對各項作業給予盡可能詳細的指導
，而不需要原則性、概括性的闡述。

 

　　3、係統性

 

　　質量管理體係文件應根據一個公司實際質量管理體係的係統特征，各要素之間相互作用
、相互依賴關係來描述該質量管理體係和規範各項質量活動。

 

　　要充分考慮文件本身及相互之間的內在聯係
，各要素、各程序、各活動之間均應有序銜接，相輔相成
，不能相互脫節或相互矛盾。

 

　　4
、法規性

 

　　質量管理體係文件是一個公司實施質量管理
，開展質量保證活動的法規或行為準則。

 

　　因(yin)此(ci)
，質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)要(yao)經(jing)過(guo)一(yi)定(ding)的(de)批(pi)準(zhun)程(cheng)序(xu)，正(zheng)式(shi)頒(ban)布(bu)實(shi)施(shi)。對(dui)公(gong)司(si)內(nei)部(bu)而(er)言(yan)
，質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)不(bu)是(shi)指(zhi)導(dao)性(xing)文(wen)件(jian)，而(er)是(shi)必(bi)須(xu)執(zhi)行(xing)的(de)指(zhi)令(ling)性(xing)文(wen)件(jian)。

 

　　5、受控性

 

　　除了部分贈送給顧客或其他有關單位的質量手冊外，各類質量管理體係文件均是受控的。就是各類文件的發放、修改、作zuo廢fei等deng均jun要yao履lv行xing嚴yan格ge的de手shou續xu，保bao證zheng現xian場chang使shi用yong的de都dou是shi現xian行xing有you效xiao的de文wen件jian。這zhe一yi點dian非fei常chang重zhong要yao，如ru果guo文wen件jian控kong製zhi不bu嚴yan格ge
，那na麼me文wen件jian化hua的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi很hen容rong易yi流liu於yu形xing式shi，導dao致zhi失shi敗bai。

 

四
、編寫質量管理體係文件的指導思想

 

　　1
、質量第一
、顧客至上的思想

 

　　質量第一、顧客至上
，不是空洞的口號
，應成為公司服務的宗旨。

 

　　質量管理體係文件中應處處體現這一思想，通過質量手冊、工作程序
、作業指導書、質量記錄等，把這一思想落到實處。如果指導思想不端正
，僅僅為應付檢查、審核不可能編出好的質量管理體係文件的。

 

　　2
、實用有效的思想

 

　　編寫質量管理體係文件，不僅要考慮標準要求，更要考慮公司的實際情況，所寫的一定是公司經過努力能夠做到和行之有效的。

 

　　脫離公司實際，隨著唱高調
，最後必然無法實施，整個文件係統也就沒有任何價值。

 

　　3、不斷改進的思想

 

　　質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)具(ju)有(you)相(xiang)對(dui)穩(wen)定(ding)性(xing)
，但(dan)不(bu)是(shi)一(yi)成(cheng)不(bu)變(bian)的(de)。隨(sui)著(zhe)公(gong)司(si)經(jing)營(ying)外(wai)部(bu)環(huan)境(jing)及(ji)內(nei)部(bu)條(tiao)件(jian)的(de)變(bian)化(hua)，質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)應(ying)有(you)一(yi)定(ding)的(de)適(shi)應(ying)能(neng)力(li)，因(yin)而(er)具(ju)有(you)一(yi)定(ding)的(de)動(dong)態(tai)性(xing)。

 

　　處理好穩定性和動態性的關係，保證適宜性，是確保質量管理體係有效性的關鍵。

 

　　liru，zhiliangshouceyaocaiyonghuoyezhuangding，zhidingwenjianxiugaichengxu，zhumingbanbenhaodeng，zhushiweilebianyuxiugai。tongguodingqineibushenhedeng，zhaochuxianxingwenjiandebuzu，buduanyitixiwenjianjinxinggaijin，baozhengqixianjinxingheshiyongxing。

 

　　4、目的明確

 

　　要(yao)編(bian)好(hao)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，一(yi)定(ding)要(yao)有(you)一(yi)個(ge)明(ming)確(que)的(de)目(mu)的(de)。目(mu)的(de)是(shi)在(zai)企(qi)業(ye)實(shi)施(shi)標(biao)準(zhun)化(hua)和(he)規(gui)範(fan)化(hua)的(de)管(guan)理(li)，提(ti)升(sheng)公(gong)司(si)管(guan)理(li)水(shui)平(ping)和(he)能(neng)力(li)，從(cong)而(er)提(ti)高(gao)企(qi)業(ye)市(shi)場(chang)競(jing)爭(zheng)力(li)。

 

　　因此在評審時不僅要看體係文件是否符合標準，更要看文件是否已經實施、實施的證據、實施的效果。隻是為“符合”標準而拚湊的東西，是不能產生任何實施價值和用途的。

 

　　5
、領導重視

 

　　既然質量管理體係文件的編寫是公司的一項重要的“立法”工作，涉及到公司的方方麵麵，若沒有主要領導的重視和支持
，是肯定做不到的。

 

　　yidingyaoranglingdaorenshidao，ruogaixianggongzuoliuyuxingshi，yihoujiuzhengjiangshishifenkunnan，keyishuoshihouhuanwuqiong。yincizhuyaolingdaoyingzhijiezhuagaixianggongzuo。ruolingdaoshangweirenshiqingchu，jiubuyaojizhezuo，yidanzuoleshishishangjiuyaozuohao。

 

　　6、組織落實

 

　　為編寫好質量管理體係文件，要有相應的組織。

 

　　通常建立兩個小組，一個是質量管理體係文件編寫領導小組，主要負責編寫原則的確定、編寫人員的選擇，以及質量管理體係文件的初審和終審。另一個是質量管理體係文件編寫小組
，負責具體的文件編寫工作。

 

　　一(yi)般(ban)主(zhu)要(yao)由(you)公(gong)司(si)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，另(ling)外(wai)從(cong)各(ge)個(ge)職(zhi)能(neng)部(bu)門(men)各(ge)抽(chou)出(chu)一(yi)個(ge)人(ren)員(yuan)，組(zu)成(cheng)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)。對(dui)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)成(cheng)員(yuan)要(yao)經(jing)過(guo)挑(tiao)選(xuan)，要(yao)求(qiu)對(dui)工(gong)作(zuo)認(ren)真(zhen)負(fu)責(ze)，對(dui)公(gong)司(si)情(qing)況(kuang)熟(shu)悉(xi)，具(ju)有(you)較(jiao)強(qiang)的(de)文(wen)字(zi)能(neng)力(li)。

 

　　7
、資源保證

 

　　對於質量管理體係文件編寫所需的必要辦公條件要給予保證。包括調查研究、培訓學習、資料搜集、電(dian)腦(nao)排(pai)印(yin)等(deng)所(suo)需(xu)要(yao)費(fei)用(yong)以(yi)及(ji)時(shi)間(jian)保(bao)證(zheng)。尤(you)其(qi)是(shi)各(ge)部(bu)門(men)抽(chou)調(tiao)到(dao)編(bian)寫(xie)組(zu)的(de)人(ren)員(yuan)，應(ying)該(gai)在(zai)一(yi)定(ding)時(shi)間(jian)內(nei)脫(tuo)離(li)或(huo)半(ban)脫(tuo)離(li)原(yuan)有(you)工(gong)作(zuo)或(huo)給(gei)一(yi)定(ding)的(de)時(shi)間(jian)保(bao)證(zheng)。

 

五、質量管理體係文件編寫基本程序

 

　　1、培訓學習
，理解標準

 

　　2、資料調研及公司實際情況調查

 

　　3、擬訂計劃，分工編寫

 

　　4、統一彙總，完成草案

 

　　5
、審核草案
，試點運行

 

　　6
、跟蹤運行結果，形成正式文件

 

　　7
、領導批準，正式運行

 

六
、質量手冊編寫要求

 

　　1、概述

 

　　（1）封麵：包括文件編號、手冊名稱
、公司名稱
、發布實施日期等（請注意所有文件中時間前後一致，至少要有3個月以上的記錄）

 

　　（2）批準頁：總經理簽字發布
，包括質量手冊的重要性和各部門實施要求

，以及何年何月何日起實施。

 

　　（3）目錄：各章節的題目和頁碼。

 

　　（4）前言：企業基本情況，如公司名稱（工商登記證的全稱）
、地址、規模
、通訐方式
、發展概況、所獲茉譽等。

 

　　（5）質量手冊的管理：說明質量手冊是由哪個部門負責編製，誰負責審批、更改、發放、保管、作廢等如何控製。

 

　　2
、正文

 

　　（1）組織機構

 

　　先畫組織結構圖
，再明確機構設置及各部門的職責、職權。

 

　　（一定要與實際相符，實際有多少部門就寫多少個部門
，中層以上部門即可）

 

　　（2）質量職能

 

　　以yi職zhi能neng分fen工gong表biao的de形xing式shi，將jiang各ge質zhi量liang管guan理li體ti係xi要yao求qiu分fen配pei到dao各ge個ge部bu門men。即ji每mei一yi項xiang質zhi量liang活huo動dong確que定ding負fu責ze部bu門men和he配pei合he部bu門men

，明ming確que職zhi責ze
，避bi免mian無wu人ren負fu責ze和he相xiang互hu推tui諉wei。

 

　　（3）質量管理體係要求

 

　　這zhe是shi正zheng文wen中zhong主zhu要yao的de部bu分fen。要yao對dui所suo依yi據ju標biao準zhun的de各ge條tiao要yao求qiu
，就jiu如ru何he進jin行xing管guan理li和he控kong製zhi一yi一yi予yu以yi闡chan述shu

，手shou冊ce中zhong各ge項xiang內nei容rong的de先xian後hou順shun序xu盡jin可ke能neng與yu標biao準zhun內nei容rong順shun序xu一yi致zhi，以yi便bian對dui照zhao。編bian製zhi手shou冊ce時shi必bi須xu注zhu意yi覆fu蓋gai標biao準zhun要yao求qiu
，不bu能neng隨sui意yi取qu舍she又you不bu加jia任ren何he說shuo明ming。

 

　　3、補充部分

 

　　包括附錄和附加說明。

 

　　附錄部分在於補充說明正文的內容。如組織結構圖、質量職能展開表以及質量手冊涉及的其他圖表等。

 

　　附加說明一般包括：質量手冊的起草單位、起草人等需要說明的事項。