當(dang)一(yi)個(ge)組(zu)織(zhi)從(cong)零(ling)開(kai)始(shi)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)，或(huo)者(zhe)推(tui)翻(fan)既(ji)有(you)體(ti)係(xi)重(zhong)建(jian)一(yi)個(ge)全(quan)新(xin)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)時(shi)，往(wang)往(wang)需(xu)要(yao)一(yi)個(ge)經(jing)驗(yan)豐(feng)富(fu)的(de)質(zhi)量(liang)經(jing)理(li)來(lai)確(que)保(bao)工(gong)作(zuo)順(shun)利(li)有(you)效(xiao)。

 

　　如下四項基本原則可以幫助質檢經理在空白“畫布”上描繪質量管理體係的宏偉畫卷。

 

1、簡化程序

 

　　簡jian化hua程cheng序xu如ru何he使shi建jian立li的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi符fu合he法fa律lv法fa規gui要yao求qiu？最zui有you效xiao的de辦ban法fa是shi按an照zhao法fa律lv法fa規gui要yao求qiu創chuang建jian程cheng序xu
，或huo者zhe采cai用yong符fu合he法fa律lv法fa規gui要yao求qiu的de程cheng序xu。聰cong明ming的de人ren會hui把ba盡jin量liang多duo的de要yao求qiu納na入ru到dao一yi個ge程cheng序xu中zhong。不bu少shao因yin程cheng序xu過guo多duo而er夭yao折zhe的de新xin組zu織zhi，其qi程cheng序xu的de複fu雜za程cheng度du遠yuan遠yuan超chao出chu了le法fa律lv法fa規gui的de要yao求qiu。

 

　　“出於一致性、符合性、安全性的考慮，創建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養多少盆綠植、澆水頻率是多少進行統計
，公司程序就走向了極端。

 

　　對於那些創建了過多程序的質量經理，我有3條建議：

 

　　第一，識別出依照法律法規要求必須具備的程序
；

 

　　第二，識別必備程序中哪些可以歸並到一起
，比如，完全沒必要對糾正活動（CA）和預防活動（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合並為“糾正和預防”（CAPA）這一道程序；

 

　　最zui後hou，評ping估gu經jing過guo上shang述shu步bu驟zhou選xuan出chu的de程cheng序xu，識shi別bie哪na些xie將jiang真zhen正zheng簡jian化hua組zu織zhi程cheng序xu。另ling外wai

，還hai需xu要yao判pan斷duan這zhe些xie程cheng序xu是shi使shi組zu織zhi雇gu員yuan更geng加jia輕qing鬆song了le，還hai是shi增zeng加jia了le他ta們men的de工gong作zuo量liang。

 

　　質量經理還要遵守這樣的規則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。

 

　　比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序（SOP）”，就不要規定什麼時候澆、怎麼澆
，僅僅簡化為：baochibangongshilvzhibusi。maixiexianrenzhangzhileidelvzhifangzaibangongshi。yaoshibuxiaoxinlianxianrenzhangdouyangsile，najiuzaimaixiesichoubuhua
，zuihougeizijixiefenjiuzhengheyufangchengxu（CAPA）。

 

2、避免法律法規條款堆砌

 

　　法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)通(tong)常(chang)寫(xie)得(de)很(hen)寬(kuan)泛(fan)。盡(jin)管(guan)有(you)詳(xiang)細(xi)的(de)解(jie)釋(shi)文(wen)件(jian)

，但(dan)組(zu)織(zhi)經(jing)常(chang)忽(hu)視(shi)了(le)對(dui)法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)的(de)解(jie)釋(shi)，而(er)簡(jian)單(dan)地(di)將(jiang)條(tiao)款(kuan)複(fu)製(zhi)粘(zhan)貼(tie)到(dao)自(zi)己(ji)的(de)工(gong)作(zuo)程(cheng)序(xu)中(zhong)。在(zai)政(zheng)府(fu)監(jian)管(guan)者(zhe)看(kan)來(lai)，廠(chang)商(shang)把(ba)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)寫(xie)成(cheng)“堆砌法律法規條文”的樣子，是出於這樣的心態：“我們不知道自己在做什麼
，所以打算原封不動複製粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”

 

　　很多組織在建立質量管理體係時花費了大量資源，比如從別的項目調配人員、雇用谘詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件
，僅僅使用文字遊戲進行了同義詞的替換，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮製自己的學期報告一樣。

 

　　程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規條文來給合作夥伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規要求相一致、簡單易懂
、一步接一步的程序。

 

3
、突破質量術語縮寫困境

 

　　zhiliangshuyudexuanguanhelijieshifeichangmafandeshiqing。yigehaodebanfashi，weimeiweiyuangongtigongyifenbaokuoshuyuzhunqueshiyidesuoxiecibeiwangdanfangzaitamendebangongzhuoshang，yibiansuishizhakan。

 

　　這個工作程序固然好
，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義
，那麼最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。

 

4、文件流轉“加速跑”

 

　　想象一下這樣的情形：你花費了數周建立起了一套CAPAchengxu，zainiyanli，tabuzhiwanmei，jianzhishiyijianyishupin。nitianhaowenjianbiangengkongzhibiao，badayindewenjiansongrushenhepizhunchengxu。nixiangxinzaizhetaoshenpiliuchengzhong，yunyingjinglihuibanidewenjianjishisonggeijianguanjingli
，zaisonggeigongchengjingli。keliangzhouguoqule，yinxunjiewu
，zuihounifaxian，wenjianyiranhaizaiyunyingjinglizhuoshang，beiyazaiyiduiqitawenjianxiamian。niyishidao，weilejiakuaihuodepizhun
，nixuyaoaigepaobumendingliucheng。

 

　　對(dui)於(yu)擁(yong)有(you)眾(zhong)多(duo)分(fen)支(zhi)的(de)大(da)型(xing)組(zu)織(zhi)，使(shi)用(yong)一(yi)套(tao)強(qiang)大(da)的(de)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)是(shi)簡(jian)化(hua)流(liu)程(cheng)最(zui)有(you)效(xiao)的(de)辦(ban)法(fa)。工(gong)作(zuo)的(de)所(suo)有(you)需(xu)求(qiu)都(dou)能(neng)在(zai)這(zhe)套(tao)操(cao)作(zuo)性(xing)很(hen)強(qiang)的(de)係(xi)統(tong)中(zhong)實(shi)現(xian)――生成審批郵件、監控流程關鍵點、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質文件。建設一套電子文檔管理係統雖然非常昂貴
，但是，從長遠看，為了高效、省時
，投資這樣的係統無疑是值得的。

 

　　然(ran)而(er)
，即(ji)使(shi)組(zu)織(zhi)可(ke)承(cheng)擔(dan)巨(ju)額(e)投(tou)資(zi)，盲(mang)目(mu)投(tou)資(zi)建(jian)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)同(tong)樣(yang)不(bu)可(ke)取(qu)。比(bi)如(ru)
，在(zai)一(yi)個(ge)以(yi)盡(jin)快(kuai)建(jian)立(li)實(shi)施(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)為(wei)目(mu)標(biao)，且(qie)文(wen)件(jian)審(shen)批(pi)人(ren)員(yuan)集(ji)中(zhong)在(zai)一(yi)起(qi)辦(ban)公(gong)的(de)組(zu)織(zhi)
，無(wu)紙(zhi)化(hua)辦(ban)公(gong)就(jiu)不(bu)實(shi)用(yong)。當(dang)組(zu)織(zhi)首(shou)次(ci)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)時(shi)，並(bing)不(bu)是(shi)越(yue)強(qiang)大(da)

、越快
、越耀眼的電子係統就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理係統帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據組織的規模、對電子文檔管理係統的預期來確定。

 

　　在急急忙忙建立體係和程序之前，質量經理應該問一下自己：審核員將怎麼看這套體係
，他們能理解嗎？審核員要經過多少道程序才能驗證係統的符合性？如果體係運行一年之後失敗了怎麼辦？

 

　　不bu急ji於yu行xing動dong，多duo問wen幾ji個ge為wei什shen麼me，堅jian持chi以yi簡jian單dan的de方fang式shi做zuo事shi
，就jiu能neng簡jian化hua工gong作zuo程cheng序xu，創chuang建jian更geng好hao的de工gong作zuo流liu程cheng。而er關guan注zhu如ru上shang四si項xiang基ji本ben原yuan則ze會hui幫bang助zhu我wo們men做zuo好hao搭da建jian質zhi量liang管guan理li體ti係xi的de第di一yi步bu。