如ru果guo說shuo企qi業ye的de體ti係xi文wen件jian是shi樹shu幹gan，那na麼me每mei一yi個ge生sheng產chan記ji錄lu就jiu是shi一yi片pian樹shu葉ye。記ji錄lu是shi記ji載zai過guo程cheng狀zhuang態tai和he過guo程cheng結jie果guo的de文wen件jian，是shi質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian的de一yi個ge重zhong要yao組zu成cheng部bu分fen。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，真實
、有效地反映企業質量控製的狀況
，同時也能為檢驗檢疫人員的日常監管和評審提供重要依據。
但dan在zai工gong作zuo中zhong，筆bi者zhe常chang發fa現xian有you些xie企qi業ye即ji使shi有you完wan備bei的de體ti係xi文wen件jian，各ge項xiang記ji錄lu表biao格ge齊qi全quan，但dan由you於yu人ren員yuan素su質zhi或huo企qi業ye質zhi量liang控kong製zhi能neng力li等deng原yuan因yin，現xian場chang記ji錄lu往wang往wang出chu現xian偏pian差cha，甚shen至zhi虛xu假jia記ji錄lu，使shi記ji錄lu失shi去qu了le應ying有you的de作zuo用yong，既ji影ying響xiang了le食shi品pin質zhi量liang監jian控kong，也ye影ying響xiang了le檢jian驗yan檢jian疫yi人ren員yuan對dui食shi品pin質zhi量liang監jian管guan和he評ping審shen。因yin此ci，規gui範fan食shi品pin企qi業ye的de質zhi量liang記ji錄lu管guan理li很hen有you必bi要yao。
記錄中常見的問題
盲目記錄 記錄的設置目的、功能不明或者記錄不是為管理、改(gai)進(jin)所(suo)用(yong)
，而(er)是(shi)為(wei)了(le)應(ying)付(fu)檢(jian)查(zha)。在(zai)監(jian)管(guan)及(ji)評(ping)審(shen)中(zhong)常(chang)發(fa)現(xian)企(qi)業(ye)沒(mei)有(you)意(yi)識(shi)到(dao)內(nei)審(shen)和(he)管(guan)理(li)評(ping)審(shen)對(dui)於(yu)企(qi)業(ye)提(ti)高(gao)自(zi)身(shen)質(zhi)控(kong)能(neng)力(li)的(de)重(zhong)要(yao)意(yi)義(yi)
，為(wei)了(le)應(ying)付(fu)檢(jian)查(zha)而(er)胡(hu)亂(luan)找(zhao)幾(ji)個(ge)不(bu)痛(tong)不(bu)癢(yang)的(de)問(wen)題(ti)了(le)事(shi)。
記錄混亂 記錄填寫不規範，無審核
，且丟失和塗改現象嚴重，寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。如：把豆豉的“豉”字寫成了“鼓”字，樣板的“板”寫成了“辦”。
保存鬆懈 保管存檔
，責任不清，未作統一的規定。比如有關溫度的記錄未能按規定保管兩年以上。
記錄的設置
記錄的充分性和必要性 記(ji)錄(lu)作(zuo)為(wei)基(ji)礎(chu)性(xing)和(he)依(yi)據(ju)性(xing)的(de)數(shu)據(ju)，應(ying)盡(jin)可(ke)能(neng)全(quan)麵(mian)地(di)反(fan)映(ying)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)形(xing)成(cheng)的(de)過(guo)程(cheng)和(he)結(jie)果(guo)以(yi)及(ji)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)狀(zhuang)態(tai)和(he)結(jie)果(guo)。為(wei)此(ci)，食(shi)品(pin)企(qi)業(ye)既(ji)要(yao)從(cong)總(zong)體(ti)上(shang)評(ping)價(jia)記(ji)錄(lu)的(de)充(chong)分(fen)性(xing)，力(li)求(qiu)使(shi)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)完(wan)整(zheng)，同(tong)時(shi)又(you)要(yao)對(dui)每(mei)一(yi)記(ji)錄(lu)的(de)必(bi)要(yao)性(xing)進(jin)行(xing)逐(zhu)一(yi)評(ping)審(shen)和(he)取(qu)舍(she)
，選(xuan)擇(ze)那(na)些(xie)必(bi)要(yao)的(de)原(yuan)始(shi)數(shu)據(ju)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)。
記錄的規範化和標準化 記錄應做到規範化和標準化，清理廢除多餘的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
記錄的填寫要求和注意事項
記錄用筆要求 記錄用筆可以用鋼筆
、yuanzhubihuoqianzibi，zhexiebinenggouquebaojilubuyituise，buyingyonghongbihuoqianbi。lingwai，jinliangxuanyongbudaibimaodejilubi

，yibimianbimaotuoluohuodiushierzaishengchanzhongyinruwulizazhi。
記錄的原始性和真實準確性 記錄要保持現場運作，如實、真實、準確地記載質量信息
，才能為有效地運行企業的質量管理體係並實現持續改進提供可靠的依據，因此
，企業要教育QC、QA填寫記錄應實事求是、嚴肅認真，記錄不可以重新抄寫和複印
，更不可加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確 記ji錄lu的de語yu言yan和he用yong字zi都dou要yao規gui範fan，不bu但dan使shi自zi己ji能neng看kan清qing楚chu，也ye能neng使shi別bie人ren都dou看kan清qing楚chu。既ji減jian少shao記ji錄lu人ren員yuan的de工gong作zuo量liang，又you能neng表biao達da明ming確que的de意yi思si，讓rang審shen核he者zhe或huo檢jian查zha人ren員yuan一yi目mu了le然ran。
筆誤的處理 記錄填寫出現筆誤是不可避免的，但不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至塗成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是：在筆誤的文字或數據上，畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值，同時在旁邊進行簽名
，並寫上日期。
空白欄目的填寫 有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)情(qing)況(kuang)下(xia)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，此(ci)時(shi)空(kong)白(bai)欄(lan)目(mu)的(de)填(tian)寫(xie)方(fang)法(fa)是(shi)在(zai)空(kong)白(bai)的(de)適(shi)中(zhong)位(wei)置(zhi)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)
，表(biao)示(shi)記(ji)錄(lu)者(zhe)已(yi)經(jing)關(guan)注(zhu)到(dao)這(zhe)一(yi)欄(lan)目(mu)

，隻(zhi)是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，就(jiu)以(yi)一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi);如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之，但不可以用省略號或波浪線。
簽名要求 記錄中會包含各種類型的簽名，有現場操作後的簽名，有認可
、審定
、批pi準zhun等deng簽qian名ming

，這zhe些xie簽qian名ming都dou是shi權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen。企qi業ye應ying將jiang簽qian名ming加jia以yi備bei案an
，並bing規gui定ding簽qian名ming權quan限xian。如ru簽qian名ming有you省sheng略lve或huo以yi其qi他ta語yu言yan文wen字zi代dai替ti，則ze應ying在zai備bei案an中zhong加jia以yi特te殊shu說shuo明ming。
記錄的管理和控製
記錄的標識 應具有惟一性標識，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號
、表號、頁號等。
記錄的儲存和保管 記ji錄lu應ying當dang按an照zhao檔dang案an要yao求qiu立li卷juan保bao管guan。記ji錄lu的de保bao管guan由you專zhuan人ren或huo專zhuan門men的de主zhu管guan部bu門men負fu責ze，應ying建jian立li必bi要yao的de保bao管guan製zhi度du，保bao管guan方fang式shi方fang便bian檢jian索suo和he取qu用yong
，保bao管guan環huan境jing要yao適shi宜yi可ke靠kao。同tong時shi針zhen對dui不bu同tong要yao求qiu確que定ding各ge類lei記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian。
記錄的檢索 一(yi)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)往(wang)往(wang)涉(she)及(ji)多(duo)項(xiang)記(ji)錄(lu)的(de)內(nei)容(rong)和(he)表(biao)格(ge)，為(wei)了(le)避(bi)免(mian)漏(lou)項(xiang)，應(ying)當(dang)對(dui)記(ji)錄(lu)進(jin)行(xing)編(bian)目(mu)。編(bian)目(mu)具(ju)有(you)引(yin)導(dao)和(he)路(lu)徑(jing)作(zuo)用(yong)，可(ke)以(yi)便(bian)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)和(he)使(shi)用(yong)，使(shi)查(zha)閱(yue)對(dui)該(gai)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)能(neng)有(you)一(yi)個(ge)整(zheng)體(ti)的(de)了(le)解(jie)。最(zui)好(hao)將(jiang)記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)納(na)入(ru)計(ji)算(suan)機(ji)管(guan)理(li)。
記錄的處置 超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，銷毀時應有企業文件記錄管理的相關部門簽發銷毀許可並有現場銷毀記錄。