01 質量記錄過程中常見的問題與對策

記ji錄lu是shi記ji載zai過guo程cheng狀zhuang態tai和he過guo程cheng結jie果guo的de文wen件jian，是shi質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian的de一yi個ge重zhong要yao組zu成cheng部bu分fen。所suo謂wei過guo程cheng狀zhuang態tai主zhu要yao針zhen對dui產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he體ti係xi的de運yun行xing過guo程cheng
，而er過guo程cheng結jie果guo則ze是shi指zhi體ti係xi運yun行xing效xiao果guo和he產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體係中發揮著重要的作用。

在記錄過程中常見的問題

盲：記錄的設置、設計目的、功能不明
，不是為管理

、改進所用

，而是為了應付檢查。

亂：記錄的設置
、設計隨意性強
，缺乏體係考慮，記錄的填寫

，保管收集混亂，責任不清。

散：保存
、管理分散，未作統一的規定。

鬆：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏於檢查，達不到要求
，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

空：該填不填
，空格很多
，缺乏嚴肅性，法定性。

錯：寫錯別字
，語言表達不清，填寫錯誤。

記錄的充分性和必要性：jiluzuoweijichuxingheyijuxingwenjian
，yingjinkenengquanmiandifanyingchanpinzhiliangxingchengdeguochenghejieguoyijizhiliangguanlitixideyunxingzhuangtaihejieguo。weici
，zuzhijiyaocongzongtishangpingjiajiludechongfenxing，liqiushiyuanshijiluwanzheng，tongshiyouyaoduimeiyijiludebiyaoxingjinxingzhuyipingshenhequshe
，yaozhuyibingfeijiluyueduoyuehao
，zhengquedezuofashizhixuanzenaxiebiyaodeyuanshishujuzuoweijilu。

記錄的真實性和準確性：真(zhen)實(shi)準(zhun)確(que)的(de)記(ji)載(zai)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)，才(cai)能(neng)為(wei)有(you)效(xiao)地(di)運(yun)行(xing)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)並(bing)實(shi)現(xian)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)提(ti)供(gong)可(ke)靠(kao)的(de)依(yi)據(ju)，因(yin)此(ci)，在(zai)確(que)定(ding)記(ji)錄(lu)的(de)格(ge)式(shi)和(he)內(nei)容(rong)的(de)同(tong)時(shi)
，應(ying)考(kao)慮(lv)使(shi)用(yong)者(zhe)填(tian)寫(xie)方(fang)便(bian)並(bing)保(bao)證(zheng)能(neng)夠(gou)在(zai)現(xian)有(you)條(tiao)件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)地(di)獲(huo)取(qu)所(suo)需(xu)的(de)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)。填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)應(ying)實(shi)事(shi)求(qiu)是(shi)、嚴肅認真。

記錄的規範化和標準化：應盡量采用國際、國guo內nei或huo行xing業ye標biao準zhun，參can考kao先xian進jin組zu織zhi的de成cheng功gong經jing驗yan以yi使shi記ji錄lu更geng加jia規gui範fan化hua和he標biao準zhun化hua
，在zai建jian立li質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng中zhong，應ying當dang對dui現xian行xing的de進jin行xing清qing理li，廢fei立li多duo餘yu的de記ji錄lu
，修xiu改gai不bu適shi用yong的de記ji錄lu，沿yan用yong有you價jia值zhi的de並bing增zeng補bu必bi需xu的de，應ying使shi用yong適shi當dang的de表biao格ge或huo圖tu表biao格ge式shi加jia以yi規gui定ding
，按an要yao求qiu統tong一yi編bian號hao，使shi各ge項xiang活huo動dong的de記ji錄lu更geng加jia係xi統tong和he協xie調tiao，實shi現xian記ji錄lu的de標biao準zhun化hua管guan理li。對dui於yu同tong一yi種zhong活huo動dong的de記ji錄lu格ge式shi應ying當dang是shi固gu定ding的de
，不bu能neng隨sui意yi變bian更geng
，造zao成cheng混hun亂luan，即ji使shi需xu要yao修xiu改gai，也ye應ying規gui定ding一yi個ge統tong一yi的de時shi間jian開kai始shi使shi用yong新xin表biao格ge。

記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆
，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

記錄的原始性：記ji錄lu要yao保bao持chi現xian場chang運yun作zuo
，如ru實shi記ji錄lu
，這zhe就jiu是shi原yuan始shi性xing。原yuan始shi就jiu是shi最zui初chu的de第di一yi手shou的de。原yuan始shi性xing就jiu是shi當dang天tian的de運yun作zuo當dang天tian記ji，當dang周zhou的de活huo動dong當dang周zhou記ji。做zuo到dao及ji時shi和he真zhen實shi，不bu允yun許xu添tian加jia點dian滴di水shui分fen，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。記ji錄lu保bao持chi其qi原yuan始shi性xing，不bu可ke以yi重zhong新xin抄chao寫xie和he複fu印yin，更geng不bu可ke以yi在zai過guo程cheng進jin行xing完wan後hou加jia以yi修xiu飾shi和he裝zhuang點dian。

記錄的清晰準確：jilushizuoweichanmingzhiliangguanlitixisuoqudejieguohuotigongtixisuowanchenghuodongdezhengjudewenjianercehuashezhide，jishizhengju
，shouxianyaoshushi

，yaozuodaoshushi，jiuyaojiangguochengzuodaoweibingyunzuoshishijidezhengqueheqingxi
，yuyanheyongzidouyaoguifan。budanshizijinengkanqingchu，yenengshibierendoukanqingchu。

筆誤的處理：zaitianxiejiluchuxianbiwuhou

，buyaozaibiwuchuluanxieluanhua
，shenzhituchengheisehuoyongxiuzhengyejiayiyangai

，zhengquedechulibiwudefangfa，shizaibiwudewenzihuoshujushang，yongyuanshiyongdebimohuayihengxian

，zaizaibiwuchudeshangxingjianhuoxiaxingjiantianshangzhengquedewenziheshuzhi。

空白欄目的填寫：有you些xie記ji錄lu在zai運yun作zuo的de情qing況kuang下xia所suo有you的de欄lan目mu無wu內nei容rong可ke填tian。怎zen麼me處chu置zhi呢ne？空kong白bai欄lan目mu不bu能neng不bu填tian，其qi填tian寫xie的de方fang法fa是shi在zai空kong白bai的de適shi中zhong位wei置zhi畫hua一yi橫heng線xian，表biao示shi記ji錄lu者zhe已yi經jing關guan注zhu到dao這zhe一yi欄lan目mu
，隻zhi是shi無wu內nei容rong可ke填tian，就jiu以yi一yi橫heng線xian代dai之zhi，如ru果guo縱zong向xiang有you幾ji行xing均jun無wu內nei容rong填tian寫xie
，亦yi可ke用yong一yi斜xie線xian代dai之zhi。

簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署
，有認可、審定、批準等簽署
，這些簽署都是這原則、權(quan)限(xian)和(he)相(xiang)互(hu)關(guan)係(xi)的(de)體(ti)現(xian)
，是(shi)記(ji)錄(lu)運(yun)作(zuo)中(zhong)不(bu)可(ke)少(shao)的(de)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)，任(ren)何(he)簽(qian)署(shu)都(dou)應(ying)簽(qian)署(shu)全(quan)名(ming)，同(tong)時(shi)盡(jin)可(ke)能(neng)的(de)清(qing)晰(xi)易(yi)辨(bian)，不(bu)允(yun)許(xu)有(you)姓(xing)無(wu)名(ming)或(huo)有(you)名(ming)無(wu)姓(xing)情(qing)況(kuang)存(cun)在(zai)。

記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號
、版本號、表號
、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

記錄的貯存和保管：記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)
，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)和(he)存(cun)取(qu)，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)、通風，並有必要的架

、箱，應做到防潮、防火
、防蛀、防止損壞、變bian質zhi和he丟diu失shi。保bao管guan以yi及ji記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian問wen題ti，如ru果guo外wai部bu沒mei有you要yao求qiu的de，組zu織zhi可ke針zhen對dui不bu同tong產chan品pin的de特te點dian和he法fa規gui要yao求qiu做zuo出chu相xiang應ying規gui定ding
，如ru果guo合he同tong對dui記ji錄lu提ti出chu要yao求qiu，則ze按an照zhao顧gu客ke的de要yao求qiu確que定ding保bao存cun期qi限xian。一yi般ban情qing況kuang下xia，記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian為wei2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

記錄的檢索：yixiangzhilianghuodongwangwangshejidaoduoxiangjiludeneironghebiaoge
，weilebimianlouxiang
，yingdangduijilujinxingbianmu，bianmujuyouyindaohelujingzuoyong，keyibianyujiludezhayueheshiyong，shizhayueduigaixiangzhilianghuodongdejilunengyouyigezhengtidelejie。duiyuyigexiangmu，hetonghuoshichanpinshixianhouguocheng，keyikaolvjianliyigezongbianmu，anchanpinshixiandejindujinxingpailie。duiyujiluneirongjiaoduo，zhilianghuodonglianxifuzadejilu
，yekeshezhifenxiangbianmu。jiluzaiguidangqianjingzhuguanbumenyanshouhegehoufangkejinxing，ruguoguidangziliaobuquan，fuzeguidangyanshoudebumenyouquanjushou。jiluzhongbaohanledaliangyouyongdetixiyunxingzhengjuheyuanshixinxi，yaofahuiqizuoyongbixushiyongqibianyuyouguanbumenheyuangongzhazhao
，jiludezhayuenarujisuanjiguanlishibijiaohaodezuofa，bianzhidianzisuoyin，keyitigaojiansuohezhayuedexiaolv。

記錄的處置：超chao過guo規gui定ding保bao存cun期qi限xian的de記ji錄lu，應ying統tong一yi進jin行xing處chu理li
，重zhong要yao的de含han有you保bao密mi內nei容rong的de記ji錄lu須xu保bao留liu銷xiao毀hui記ji錄lu。記ji錄lu必bi須xu如ru實shi記ji載zai產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he最zui終zhong狀zhuang態tai，如ru實shi反fan映ying質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準
、合同、法規要求以及顧客的期望的程度
，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行

，產品
、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

質量記錄報表填寫注意事項

質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利於產品標識和可追溯性。

05、質量記錄填寫有以下事項需要注意

1. 報表填寫必須完整，盡可能詳細
，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

2. 記ji錄lu要yao求qiu準zhun確que清qing晰xi，不bu得de潦liao草cao，更geng不bu得de隨sui便bian在zai記ji錄lu上shang亂luan塗tu亂luan畫hua，記ji錄lu背bei麵mian也ye一yi樣yang，特te別bie注zhu意yi的de是shi要yao檢jian查zha最zui後hou填tian寫xie的de清qing晰xi度du，不bu清qing晰xi者zhe要yao進jin行xing重zhong填tian。

3. 記(ji)錄(lu)不(bu)得(de)隨(sui)便(bian)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)，需(xu)要(yao)更(geng)改(gai)時(shi)正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)先(xian)將(jiang)錯(cuo)誤(wu)的(de)地(di)方(fang)用(yong)一(yi)條(tiao)橫(heng)線(xian)劃(hua)掉(diao)，然(ran)後(hou)在(zai)旁(pang)邊(bian)寫(xie)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)內(nei)容(rong)
，同(tong)時(shi)在(zai)旁(pang)邊(bian)進(jin)行(xing)簽(qian)名(ming)，並(bing)寫(xie)上(shang)日(ri)期(qi)。值(zhi)得(de)注(zhu)意(yi)的(de)是(shi)：

• 如是數字錯誤
  
  ，應將整個數字劃掉
  
  ，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

   

• 簽名時要注意寫全名
  
  ，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生
  、某小姐等。

   

• 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1
  、2014.2.1等。

4. 不準使用塗改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5. 記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2014年2月1日
；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2014年2月的第15份報表的流水號為14/02/015。