01 質量記錄過程中常見的問題與對策

記ji錄lu是shi記ji載zai過guo程cheng狀zhuang態tai和he過guo程cheng結jie果guo的de文wen件jian，是shi質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian的de一yi個ge重zhong要yao組zu成cheng部bu分fen。所suo謂wei過guo程cheng狀zhuang態tai主zhu要yao針zhen對dui產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he體ti係xi的de運yun行xing過guo程cheng，而er過guo程cheng結jie果guo則ze是shi指zhi體ti係xi運yun行xing效xiao果guo和he產chan品pin滿man足zu質zhi量liang要yao求qiu的de程cheng度du。根gen據ju記ji錄lu的de上shang述shu特te性xing


，記ji錄lu在zai組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi中zhong發fa揮hui著zhe重zhong要yao的de作zuo用yong。

盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。

亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮，記錄的填寫
，保管收集混亂，責任不清。

散：保存、管理分散
，未作統一的規定。

鬆：記錄填寫
、傳遞

、保管不嚴
，日常疏於檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

空：該填不填，空格很多
，缺乏嚴肅性
，法定性。

錯：寫錯別字
，語言表達不清，填寫錯誤。

記錄的充分性和必要性：記ji錄lu作zuo為wei基ji礎chu性xing和he依yi據ju性xing文wen件jian，應ying盡jin可ke能neng全quan麵mian地di反fan映ying產chan品pin質zhi量liang形xing成cheng的de過guo程cheng和he結jie果guo以yi及ji質zhi量liang管guan理li體ti係xi的de運yun行xing狀zhuang態tai和he結jie果guo。為wei此ci
，組zu織zhi既ji要yao從cong總zong體ti上shang評ping價jia記ji錄lu的de充chong分fen性xing，力li求qiu使shi原yuan始shi記ji錄lu完wan整zheng

，同tong時shi又you要yao對dui每mei一yi記ji錄lu的de必bi要yao性xing進jin行xing逐zhu一yi評ping審shen和he取qu舍she，要yao注zhu意yi並bing非fei記ji錄lu越yue多duo越yue好hao，正zheng確que的de做zuo法fa是shi隻zhi選xuan擇ze那na些xie必bi要yao的de原yuan始shi數shu據ju作zuo為wei記ji錄lu。

記錄的真實性和準確性：zhenshizhunquedejizaizhiliangxinxi，cainengweiyouxiaodiyunxingzuzhidezhiliangguanlitixibingshixianchixugaijintigongkekaodeyiju，yinci
，zaiquedingjiludegeshiheneirongdetongshi，yingkaolvshiyongzhetianxiefangbianbingbaozhengnenggouzaixianyoutiaojianxiazhunquedihuoqusuoxudezhiliangxinxi。tianxiejiluyingshishiqiushi
、嚴肅認真。

記錄的規範化和標準化：應盡量采用國際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)
，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)

，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。對(dui)於(yu)同(tong)一(yi)種(zhong)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)格(ge)式(shi)應(ying)當(dang)是(shi)固(gu)定(ding)的(de)，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)變(bian)更(geng)
，造(zao)成(cheng)混(hun)亂(luan)，即(ji)使(shi)需(xu)要(yao)修(xiu)改(gai)，也(ye)應(ying)規(gui)定(ding)一(yi)個(ge)統(tong)一(yi)的(de)時(shi)間(jian)開(kai)始(shi)使(shi)用(yong)新(xin)表(biao)格(ge)。

記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆
、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

記錄的原始性：記ji錄lu要yao保bao持chi現xian場chang運yun作zuo，如ru實shi記ji錄lu，這zhe就jiu是shi原yuan始shi性xing。原yuan始shi就jiu是shi最zui初chu的de第di一yi手shou的de。原yuan始shi性xing就jiu是shi當dang天tian的de運yun作zuo當dang天tian記ji，當dang周zhou的de活huo動dong當dang周zhou記ji。做zuo到dao及ji時shi和he真zhen實shi，不bu允yun許xu添tian加jia點dian滴di水shui分fen，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。記ji錄lu保bao持chi其qi原yuan始shi性xing，不bu可ke以yi重zhong新xin抄chao寫xie和he複fu印yin，更geng不bu可ke以yi在zai過guo程cheng進jin行xing完wan後hou加jia以yi修xiu飾shi和he裝zhuang點dian。

記錄的清晰準確：記ji錄lu是shi作zuo為wei闡chan明ming質zhi量liang管guan理li體ti係xi所suo取qu得de結jie果guo或huo提ti供gong體ti係xi所suo完wan成cheng活huo動dong的de證zheng據ju的de文wen件jian而er策ce劃hua設she置zhi的de，即ji是shi證zheng據ju
，首shou先xian要yao屬shu實shi，要yao做zuo到dao屬shu實shi，就jiu要yao將jiang過guo程cheng做zuo到dao位wei並bing運yun作zuo事shi實shi記ji得de正zheng確que和he清qing晰xi，語yu言yan和he用yong字zi都dou要yao規gui範fan。不bu但dan使shi自zi己ji能neng看kan清qing楚chu，也ye能neng使shi別bie人ren都dou看kan清qing楚chu。

筆誤的處理：在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。

空白欄目的填寫：有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)情(qing)況(kuang)下(xia)所(suo)有(you)的(de)欄(lan)目(mu)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)。怎(zen)麼(me)處(chu)置(zhi)呢(ne)？空(kong)白(bai)欄(lan)目(mu)不(bu)能(neng)不(bu)填(tian)，其(qi)填(tian)寫(xie)的(de)方(fang)法(fa)是(shi)在(zai)空(kong)白(bai)的(de)適(shi)中(zhong)位(wei)置(zhi)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)
，表(biao)示(shi)記(ji)錄(lu)者(zhe)已(yi)經(jing)關(guan)注(zhu)到(dao)這(zhe)一(yi)欄(lan)目(mu)，隻(zhi)是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，就(jiu)以(yi)一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi)，如(ru)果(guo)縱(zong)向(xiang)有(you)幾(ji)行(xing)均(jun)無(wu)內(nei)容(rong)填(tian)寫(xie)，亦(yi)可(ke)用(yong)一(yi)斜(xie)線(xian)代(dai)之(zhi)。

簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可
、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權(quan)限(xian)和(he)相(xiang)互(hu)關(guan)係(xi)的(de)體(ti)現(xian)，是(shi)記(ji)錄(lu)運(yun)作(zuo)中(zhong)不(bu)可(ke)少(shao)的(de)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)，任(ren)何(he)簽(qian)署(shu)都(dou)應(ying)簽(qian)署(shu)全(quan)名(ming)
，同(tong)時(shi)盡(jin)可(ke)能(neng)的(de)清(qing)晰(xi)易(yi)辨(bian)，不(bu)允(yun)許(xu)有(you)姓(xing)無(wu)名(ming)或(huo)有(you)名(ming)無(wu)姓(xing)情(qing)況(kuang)存(cun)在(zai)。

記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索
，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

記錄的貯存和保管：記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)
，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)
，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)和(he)存(cun)取(qu)，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)
、通風，並有必要的架、箱，應做到防潮、防火
、防蛀、防止損壞
、變質和丟失。保管以及記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產品的特點和法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求
，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

記錄的檢索：yixiangzhilianghuodongwangwangshejidaoduoxiangjiludeneironghebiaoge


，weilebimianlouxiang，yingdangduijilujinxingbianmu
，bianmujuyouyindaohelujingzuoyong，keyibianyujiludezhayueheshiyong，shizhayueduigaixiangzhilianghuodongdejilunengyouyigezhengtidelejie。duiyuyigexiangmu，hetonghuoshichanpinshixianhouguocheng，keyikaolvjianliyigezongbianmu，anchanpinshixiandejindujinxingpailie。duiyujiluneirongjiaoduo，zhilianghuodonglianxifuzadejilu，yekeshezhifenxiangbianmu。jiluzaiguidangqianjingzhuguanbumenyanshouhegehoufangkejinxing，ruguoguidangziliaobuquan
，fuzeguidangyanshoudebumenyouquanjushou。jiluzhongbaohanledaliangyouyongdetixiyunxingzhengjuheyuanshixinxi
，yaofahuiqizuoyongbixushiyongqibianyuyouguanbumenheyuangongzhazhao，jiludezhayuenarujisuanjiguanlishibijiaohaodezuofa，bianzhidianzisuoyin
，keyitigaojiansuohezhayuedexiaolv。

記錄的處置：超chao過guo規gui定ding保bao存cun期qi限xian的de記ji錄lu，應ying統tong一yi進jin行xing處chu理li
，重zhong要yao的de含han有you保bao密mi內nei容rong的de記ji錄lu須xu保bao留liu銷xiao毀hui記ji錄lu。記ji錄lu必bi須xu如ru實shi記ji載zai產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he最zui終zhong狀zhuang態tai
，如ru實shi反fan映ying質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng
、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度

，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行
，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

質量記錄報表填寫注意事項

質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據
，為采取糾正和預防措施提供依據
，有利於產品標識和可追溯性。

05、質量記錄填寫有以下事項需要注意

1. 報表填寫必須完整
，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫


，要寫全名。

2. 記錄要求準確清晰，不得潦草
，更不得隨便在記錄上亂塗亂畫
，記錄背麵也一樣，特別注意的是要檢查最後填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。

3. 記錄不得隨便進行更改，xuyaogenggaishizhengquedezuofashixianjiangcuowudedifangyongyitiaohengxianhuadiao
，ranhouzaipangbianxieshangzhengquedeneirong
，tongshizaipangbianjinxingqianming
，bingxieshangriqi。zhidezhuyideshi：

• 如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

   

• 簽名時要注意寫全名
  ，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理
  、某先生、某小姐等。

   

• 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。

4. 不準使用塗改液，也不能使用修正紙等
，不準用鉛筆填寫
，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5. 記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日
，如2014年2月1日；流水號的填製必須按固定的編號規則進行
，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2014年2月的第15份報表的流水號為14/02/015。